Comment configurer une réponse automatique ?

La réponse automatique est un outil essentiel pour les utilisateurs de Proton Mail, qu’il s’agisse d’un usage professionnel ou personnel. Si vous n’avez pas accès à vos e-mails et souhaitez faire savoir à vos correspondants quand vous serez de retour, ou si vous devez simplement répondre à tous les e-mails entrants par le même message, voici comment configurer votre e-mail de réponse automatique d’absence ou de vacances.

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Remarque : le répondeur automatique de Proton Mail s’applique à l’ensemble de votre compte Proton Mail, y compris sur vos multiples alias de messagerie. Si vous souhaitez configurer une réponse automatique pour une seule de vos adresses e-mail, ou uniquement pour des contacts spécifiques, vous pouvez le faire en créant un filtre personnalisé. La fonctionnalité de réponse automatique n’est actuellement incluse que dans nos abonnements payants.

Configurer un message de réponse automatique

La fonctionnalité de réponse automatique de Proton Mail vous permet d’envoyer automatiquement des réponses aux messages entrants. Elle répondra à toute personne qui tente de vous envoyer un message à l’aide d’une réponse automatique personnalisée, par exemple pour lui indiquer que vous êtes absent du bureau.

1. Allez dans Paramètres → Tous les paramètres → Transfert et réponse automatique et positionnez l’interrupteur Réponse automatique sur activé.

2. Cela déclenchera le menu de réponse automatique dans lequel vous pourrez définir les paramètres (jour, heure, date et durée) de votre réponse automatique.

3. Saisissez votre message de réponse automatique dans le champ Message. Par défaut, le message affichera : « Je suis absent du bureau avec un accès limité à ma messagerie. »

4. Cliquez sur Enregistrer et saisissez à nouveau votre mot de passe lorsque vous y êtes invité.

Votre réponse automatique s’appliquera désormais à l’ensemble de votre compte Proton Mail jusqu’à ce qu’elle atteigne la date et l’heure de fin, ou si vous la désactivez.

Paramètres de durée pour les messages de réponse automatique

Vous pouvez utiliser les paramètres de Durée pour sélectionner la période durant laquelle votre réponse automatique répondra à vos contacts. Choisissez parmi :

• Durée fixe
• Répéter quotidiennement
• Répéter chaque semaine
• Répéter chaque mois
• Permanent

Durée fixe garantit que vos réponses automatiques sont actives entre deux dates sélectionnées, et qu’elles commencent et se terminent aux dates et heures que vous spécifiez.

Répéter quotidiennement vous permet de choisir les jours de la semaine durant lesquels la réponse automatique est active. Vous pouvez également limiter la réponse automatique à certaines heures pour les jours spécifiés. La réponse automatique répondra toujours durant la période spécifiée ; elle n’enverra pas de réponses en dehors de ces heures. Si vous définissez l’heure de début comme étant égale à l’heure de fin, la réponse automatique sera toujours active les jours spécifiés.

Par exemple, si vous sélectionnez chaque lundi et mardi entre 12:00 et 15:00, la réponse automatique sera activée pour tous les messages reçus entre 12:00 et 15:00 ces jours-là. Les messages reçus en dehors de ces heures n’activeront pas la réponse automatique.

Répéter chaque semaine vous donne la possibilité de choisir une partie de la semaine durant laquelle vos réponses automatiques seront toujours activées. Par exemple, pour configurer une réponse d’absence du bureau chaque samedi et dimanche.

Répéter chaque mois vous donne la possibilité de choisir une partie du mois pour activer votre réponse automatique. Par exemple, si vous êtes occupé pendant la première semaine de chaque mois, vous pouvez configurer une réponse automatique du 1er au 7 de chaque mois pour indiquer que vous aurez un accès limité à vos messages.

Permanent garantit que votre réponse automatique restera active indéfiniment jusqu’à ce que vous la désactiviez.

Désactiver votre message de réponse automatique

Si vous avez défini une date dans les champs Date de fin et Heure de fin, votre réponse automatique restera active jusqu’à ce que vous la désactiviez manuellement en basculant l’interrupteur Réponse automatique.

Si vous avez défini une date et une heure de fin pour votre réponse automatique, elle cessera automatiquement de répondre à vos contacts une fois cette date et cette heure passées dans le fuseau horaire spécifié.

Fonctionnalités et filtres de réponse automatique

La réponse automatique n’enverra pas de messages à répétition à la même adresse e-mail, à moins que vous ne reconfiguriez les règles entre les messages reçus. Lors de la réception de plusieurs messages de la même adresse e-mail, la réponse automatique ne répondra qu’avec un seul message.

La réponse automatique ne répondra pas aux messages générés automatiquement. Les messages générés automatiquement incluent les messages provenant de listes de diffusion, les messages envoyés par réponse automatique depuis une autre adresse e-mail et les messages envoyés depuis une adresse noreply.

Pour envoyer des réponses automatiques uniquement à certains contacts, ou pour une seule de vos adresses e-mail d’alias, vous devrez configurer un filtre personnalisé. Après avoir configuré les Conditions pour les messages pour lesquels vous souhaitez déclencher une réponse automatique, sélectionnez Envoyer une réponse automatique à l’étape Actions.

Vous pouvez ensuite afficher l’Aperçu de votre message de réponse automatique, ou cliquer sur Enregistrer pour appliquer le filtre.