Collaborare e condividere in Proton Sheets

Proton Sheets rende facile la collaborazione sicura, sia che tu stia lavorando in un team interno, sia che tu stia condividendo File esternamente. Questa guida illustra gli strumenti che ti aiutano a mantenere il controllo durante il lavoro di squadra.

• Collabora in tempo reale
• Condividi un foglio di calcolo
  • Condividi via email
  • Crea un link pubblico
  • Condividi via email e crea un link pubblico
• Visualizza i fogli di calcolo condivisi e revoca l’accesso
  • Vedi cosa hai condiviso
  • Tieni traccia di visualizzazioni e download
  • Revisiona ciò che è stato condiviso con te
• Visualizza e ripristina la cronologia versioni
• Cosa fare dopo?

Collabora in tempo reale

Quando qualcun altro apre il foglio di calcolo, le sue modifiche appaiono istantaneamente mentre scrive e il suo Nome appare nell’angolo in alto a destra.

Ogni collaboratore ha un cursore univoco con il proprio Nome, così puoi seguire la sua Attività in tempo reale.

Puoi fare clic con il tasto destro su qualsiasi cella e selezionare Inserisci nota per lasciare un commento o un Messaggio per gli altri. Passando con il mouse sulla cella viene mostrata la nota.

Non serve Salva: le modifiche e le Note si sincronizzano istantaneamente per tutti i collaboratori.

I tuoi dati rimangono crittografati, anche durante la collaborazione. Solo le persone con cui hai condiviso il File possono vederlo o Modifica: nemmeno Proton può farlo.

Condividi un foglio di calcolo

Ecco come puoi condividere un foglio di calcolo in Proton Sheets:

Condividi via email

1. Fai clic sul pulsante Condividi nell’angolo in alto a destra.
2. In Aggiungi persone o gruppi con cui condividere, inserisci l’indirizzo email di ogni persona o gruppo con cui vuoi condividere.
3. Imposta il loro livello di Permessi su Editor (può apportare modifiche al foglio di calcolo) o Visualizzatore (può solo visualizzare il foglio di calcolo).
4. Facoltativamente, puoi scrivere un Messaggio da includere nell’invito via email.
5. Fai clic su Condividi.

Ogni persona riceverà una notifica email. Avranno bisogno di un Account Proton per accedere al foglio di calcolo. Dopo aver fatto clic su Accetta elemento, il File apparirà nella loro scheda Condiviso con me per un accesso rapido.

Crea un link pubblico

1. Nello stesso pannello Condividi, attiva Crea un collegamento pubblico.

2. Imposta il livello di accesso su Editor (può apportare modifiche al foglio di calcolo) o Visualizzatore (può solo visualizzare il foglio di calcolo) per chiunque abbia il link.
3. Facoltativamente, fai clic su ⚙ nell’angolo in alto a destra per ulteriori Impostazioni. Puoi impostare una Password per il link e una Data di scadenza. Quindi fai clic su Salva modifiche.

4. Fai clic sul pulsante Copia accanto al link pubblico per copiarlo e condividerlo manualmente.

Le persone che accedono al tuo foglio di calcolo tramite un link pubblico non necessitano di un Account Proton.

Condividi via email e crea un link pubblico

Proton Sheets ti offre un controllo granulare su chi può visualizzare o Modifica il tuo foglio di calcolo permettendoti di combinare entrambe le Opzioni di condivisione. Ad esempio, puoi:

• Dare accesso di Modifica al tuo team via email.
• Condividere un link pubblico di sola visualizzazione con i clienti.
• Utilizzare diversi Permessi per ogni persona o gruppo via email.

Visualizza i fogli di calcolo condivisi e revoca l’accesso

Puoi gestire tutti i tuoi fogli di calcolo condivisi direttamente dall’app web Proton Drive:

Vedi cosa hai condiviso

1. Vai alla scheda Condivisi nella barra laterale sinistra per visualizzare ogni File e cartella che hai condiviso con altri in un unico posto.

2. Seleziona un foglio di calcolo e fai clic sul pulsante Condividi per gestire l’accesso.
3. Da lì, puoi:
   • Modifica o Rimuovi accesso per singoli individui o gruppi facendo clic sulla loro email e regolando i Permessi o selezionando Rimuovi accesso.
   • Disabilita il link pubblico disattivando Crea un collegamento pubblico. Questo disattiva istantaneamente l’URL, quindi chiunque abbia il link non potrà più aprire il foglio di calcolo.

Tieni traccia di visualizzazioni e download

Nella scheda Condivisi, puoi anche monitorare quante volte è stato effettuato l’accesso a ogni file condiviso. La colonna # di download mostra il numero totale di volte in cui un foglio di calcolo (o qualsiasi file) è stato aperto o scaricato.

Puoi anche ordinare per numero totale di download per vedere rapidamente quali fogli di calcolo vengono consultati più frequentemente. Questo ti aiuta a comprendere il livello di interazione con i tuoi contenuti condivisi. Ad esempio:

• Vedi quali fogli di calcolo il tuo team consulta più spesso.
• Conferma che un cliente o un collaboratore abbia aperto un report condiviso.
• Individua link obsoleti o inutilizzati che puoi revocare in sicurezza.

Nota: poiché le visualizzazioni e i download vengono conteggiati insieme, un numero elevato non significa sempre che le persone abbiano salvato copie locali; indica semplicemente che il link condiviso è stato consultato frequentemente.

Revisiona ciò che è stato condiviso con te

1. Vai alla scheda Condiviso con me per vedere i file che altri hanno condiviso con il tuo account Proton.
2. Se non hai più bisogno di accedere a un foglio di calcolo, fai clic con il tasto destro su di esso e seleziona Rimuovimi per pulirlo dalla tua visualizzazione.

Rimuoverti da un elemento condiviso non elimina il file: semplicemente rimuove il tuo accesso e lo nasconde dal tuo Proton Drive.

Visualizza e ripristina la cronologia versioni

Quando collabori, o anche solo quando lavori da solo, è utile vedere come il tuo foglio di calcolo è cambiato nel tempo. Proton Sheets salva automaticamente la cronologia versioni fino a 10 anni, così puoi revisionare o ripristinare modifiche precedenti.

Per accedere alla cronologia versioni:

1. Apri il tuo foglio di calcolo.
2. Fai clic sul nome del foglio di calcolo nell’angolo in alto a sinistra e seleziona Visualizza cronologia delle versioni.

3. Naviga nella cronologia e seleziona una versione. Dopodiché, puoi scegliere:
   • Crea una copia crea un nuovo foglio di calcolo utilizzando la versione selezionata, senza influire su quello attuale. Se non sei sicuro, scegli questa opzione per tenere al sicuro la tua versione attuale.
   • Ripristina questa versione sostituisce il foglio di calcolo attuale con la versione selezionata, ma le versioni precedenti sono comunque conservate nella cronologia e possono essere ripristinate in seguito.

E adesso?

Se sei un nuovo utente di Proton Sheets, consulta la nostra guida introduttiva per imparare le basi.