Collaboration et partage dans Proton Sheets

Proton Sheets facilite la collaboration sécurisée, que vous travailliez en équipe en interne ou que vous partagiez des fichiers en externe. Ce guide présente les outils qui vous aident à garder le contrôle tout en collaborant.

• Collaborer en temps réel
• Partager une feuille de calcul
  • Partager par e-mail
  • Créer un lien public
  • Partager par e-mail et créer un lien public
• Afficher les feuilles de calcul partagées et révoquer l’accès
  • Voir ce que vous avez partagé
  • Suivre les affichages et les téléchargements
  • Examiner ce qui a été partagé avec vous
• Afficher et restaurer l’historique des versions
• Et ensuite ?

Collaborer en temps réel

Lorsque quelqu’un d’autre ouvre la feuille de calcul, ses modifications apparaissent instantanément au fur et à mesure de sa saisie, et son nom s’affiche dans le coin supérieur droit.

Chaque collaborateur dispose d’un curseur unique associé à son nom, afin que vous puissiez suivre son activité en temps réel.

Vous pouvez faire un clic droit sur n’importe quelle cellule et sélectionner Insérer une note pour laisser un commentaire ou un message aux autres utilisateurs. Le survol de la cellule permet d’afficher la note.

Pas besoin d’enregistrer — les modifications et les notes se synchronisent instantanément pour tous les collaborateurs.

Vos données restent chiffrées, même pendant la collaboration. Seules les personnes avec qui vous avez partagé le fichier peuvent le consulter ou le modifier — pas même Proton.

Partager une feuille de calcul

Voici comment vous pouvez partager une feuille de calcul dans Proton Sheets :

Partager par e-mail

1. Cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit.
2. Sous Ajouter des personnes ou des groupes à partager, saisissez l’adresse e-mail de chaque personne ou groupe avec qui vous souhaitez partager.
3. Définissez leur niveau d’autorisation sur Éditeur (peut apporter des modifications à la feuille de calcul) ou Lecteur (peut uniquement afficher la feuille de calcul).
4. Si vous le souhaitez, vous pouvez écrire un message à inclure dans l’invitation par e-mail.
5. Cliquez sur Partager.

Chaque personne recevra une notification par e-mail. Un compte Proton lui sera nécessaire pour accéder à la feuille de calcul. Après avoir cliqué sur Accepter l’élément, le fichier apparaîtra dans son onglet Partagé avec moi pour un accès rapide.

Créer un lien public

1. Dans le même panneau de Partage, activez l’option Créer un lien public.

2. Définissez le niveau d’accès sur Éditeur (peut apporter des modifications à la feuille de calcul) ou Lecteur (peut uniquement afficher la feuille de calcul) pour tous ceux qui ont le lien.
3. Si vous le souhaitez, cliquez sur ⚙ dans le coin supérieur droit pour accéder à plus de paramètres. Vous pouvez définir un mot de passe pour le lien et une date d’expiration. Cliquez ensuite sur Enregistrer les modifications.

4. Cliquez sur le bouton de copie à côté du lien public pour le copier et le partager manuellement.

Les personnes qui accèdent à votre feuille de calcul via un lien public n’ont pas besoin d’un compte Proton.

Partager par e-mail et créer un lien public

Proton Sheets vous offre un contrôle précis sur les personnes qui peuvent consulter ou modifier votre feuille de calcul en vous permettant de combiner les deux options de partage. Par exemple, vous pouvez :

• Donner un accès en modification à votre équipe par e-mail.
• Partager un lien public en lecture seule avec vos clients.
• Utiliser des autorisations différentes pour chaque personne ou groupe par e-mail.

Afficher les feuilles de calcul partagées et révoquer l’accès

Vous pouvez gérer toutes vos feuilles de calcul partagées directement depuis l’application web Proton Drive :

Voir ce que vous avez partagé

1. Accédez à l’onglet Partagé dans la barre latérale gauche pour afficher en un seul endroit chaque fichier et dossier que vous avez partagé avec d’autres personnes.

2. Sélectionnez une feuille de calcul et cliquez sur le bouton de partage pour gérer l’accès.
3. À partir de là, vous pouvez :
   • Modifiez ou retirez l’accès pour des personnes ou des groupes individuels en cliquant sur leur e-mail et en ajustant les autorisations, ou en sélectionnant Retirer l’accès.
   • Désactivez le lien public en désactivant l’option Créer un lien public. Cela désactive instantanément l’URL, de sorte que tous ceux qui ont le lien ne pourront plus ouvrir la feuille de calcul.

Suivre les affichages et les téléchargements

Dans l’onglet Partagé, vous pouvez également suivre le nombre de fois que chaque fichier partagé a été consulté. La colonne Nombre de téléchargements indique le nombre total de fois qu’une feuille de calcul (ou n’importe quel fichier) a été ouverte ou téléchargée.

Vous pouvez également trier par nombre total de téléchargements pour voir rapidement quelles feuilles de calcul sont les plus fréquemment consultées. Cela peut vous aider à comprendre l’intérêt pour votre contenu partagé. Par exemple :

• Voir les feuilles de calcul auxquelles votre équipe accède le plus souvent.
• Confirmer qu’un client ou un collaborateur a ouvert un rapport partagé.
• Repérer les liens obsolètes ou inutilisés que vous pouvez révoquer en toute sécurité.

Remarque : Comme les affichages et les téléchargements sont comptabilisés ensemble, un nombre élevé ne signifie pas toujours que les utilisateurs ont enregistré des copies locales — cela montre simplement que le lien partagé a été fréquemment consulté.

Examiner ce qui a été partagé avec vous

1. Accédez à l’onglet Partagé avec moi pour voir les fichiers que d’autres personnes ont partagés avec votre compte Proton.
2. Si vous n’avez plus besoin d’accéder à une feuille de calcul, faites un clic droit dessus et sélectionnez Me retirer pour la masquer de votre affichage.

Le fait de vous retirer d’un élément partagé ne supprime pas le fichier — cela retire simplement votre accès et le masque de votre Proton Drive.

Afficher et restaurer l’historique des versions

Lorsque vous collaborez — ou même si vous travaillez en solo —, il est utile de voir comment votre feuille de calcul a évolué au fil du temps. Proton Sheets enregistre automatiquement l’historique des versions jusqu’à 10 ans, ce qui vous permet de consulter ou de restaurer des modifications antérieures.

Pour accéder à l’historique des versions :

1. Ouvrez votre feuille de calcul.
2. Cliquez sur le nom de la feuille de calcul dans le coin supérieur gauche et sélectionnez Afficher l’historique de la version.

3. Parcourez l’historique et sélectionnez une version. Vous pouvez ensuite choisir :
   • Faire une copie crée une nouvelle feuille de calcul à partir de la version sélectionnée, sans affecter la version actuelle. Si vous avez un doute, choisissez cette option pour préserver votre version actuelle.
   • Restaurer cette version remplace la feuille de calcul actuelle par la version sélectionnée, mais les versions antérieures sont conservées dans l’historique et pourront être restaurées ultérieurement.

Et ensuite ?

Si vous êtes nouveau sur Proton Sheets, consultez notre guide de mise en route pour apprendre les bases.