Se a sua caixa de entrada está cheia de e-mails que você nunca vai ler, então você sabe como pode ser difícil encontrar aquele e-mail que está procurando. Ao vasculhar as linhas de assunto, forçando a vista, você reconhece aquela sensação de pavor. Você poderia simplesmente acabar com o problema excluindo todas as suas mensagens, mas isso assombraria você mais tarde. Você poderia passar horas cancelando assinaturas e excluindo mensagens sem pensar, mas isso consumiria horas valiosas do seu dia de trabalho.
Existe uma maneira mais fácil: os filtros de e-mail otimizam a sua correspondência, organizando a sua caixa de entrada para que você economize tempo e possa focar no que importa (em vez de ficar analisando e-mails em massa da Foot Locker). Mas como exatamente você pode configurar um filtro para e-mail e gerenciar melhor a sua caixa de entrada?
Neste artigo, você aprenderá o que são filtros de e-mail, como eles funcionam e como usá-los de forma eficaz para melhorar a sua organização de e-mail de uma vez por todas.
O que são filtros de e-mail?
Os filtros de e-mail são marcadores que você atribui aos e-mails recebidos para organizar automaticamente a sua caixa de entrada. Eles funcionam escaneando, ou filtrando, a linha de assunto ou o endereço do remetente de um e-mail, e procurando por palavras-chave e anexos específicos. Assim que um filtro é configurado, os e-mails são marcados, organizados ou excluídos, com base nos critérios que você aplicou.
Para quem administra uma pequena empresa, os filtros de e-mail são especialmente úteis. Um filtro de e-mail bem estruturado facilita a organização da caixa de entrada, removendo o acúmulo desnecessário e evitando que e-mails importantes passem despercebidos. Eles não apenas facilitam o gerenciamento de e-mails, mas também economizam o seu tempo e o de seus funcionários ao automatizar tarefas repetitivas que você teria de fazer manualmente — um hábito que também ajuda você a se aproximar do inbox zero.
Os filtros de spam de e-mail também ajudam a detectar mensagens de spam, reduzindo o seu risco de se tornar uma vítima de phishing ou de baixar malware acidentalmente.
Como funcionam os filtros de e-mail
Os filtros de e-mail funcionan escaneando um e-mail em busca de determinados critérios que você definiu. Esses critérios podem incluir o nome do remetente ou endereço de e-mail, assunto, palavras-chave específicas e muito mais. Depois de definir os critérios do seu filtro, você pode selecionar qual ação a Proton realiza quando uma mensagem atende a esses critérios. Por exemplo, você pode configurar a ação do seu filtro para arquivar e-mails que atendam aos parâmetros do filtro, marcar como lido, aplicar um marcador, excluir, marcar como importante e muito mais.
Além dos filtros que você define, os filtros de spam inteligentes do Proton Mail detectam spam e aprendem a identificar e-mails de spam quanto mais você clica em “Mover para spam” ou marca seus e-mails como seguros. Quanto mais você usa o Proton, mais os nossos filtros inteligentes aprendem a criar novos filtros e regras com base nas suas ações. Você também pode adicionar remetentes de confiança à whitelist ou bloquear endereços indesejados de imediato para que seus filtros de spam de e-mail saibam exatamente o que capturar e o que deixar passar.
Como organizar e-mails com filtros
Quer saber como organizar seus e-mails de uma vez por todas? Comece criando filtros em torno das categorias que já existem na sua caixa de entrada: newsletters, recebimentos, tópicos de clientes, memorandos internos. A partir daí, adicione pastas e marcadores coloridos para que cada mensagem filtrada vá para um lugar útil, em vez de apenas sumir de vista. Para mais ideias, confira estas dicas para organizar sua caixa de entrada e mantê-la assim.
Uma boa organização de e-mail é um sistema contínuo, não um projeto único. Assim que os seus filtros estiverem configurados, revise-os periodicamente à medida que os seus hábitos na caixa de entrada mudarem, e deixe os filtros de spam da Proton continuarem fazendo o trabalho pesado em segundo plano.
Como criar filtros de e-mail personalizados com a Proton
Você pode criar um filtro e automatizar facilmente seus marcadores de e-mail com a Proton de duas maneiras. A primeira é uma forma rápida de automatizar marcadores diretamente da janela do seu e-mail, e a segunda é uma forma mais detalhada de criar filtros personalizados por meio das suas configurações, onde você pode definir requisitos e palavras-chave específicas.
Na janela do seu e-mail:
1. Inicie sessão na sua caixa de entrada em mail.proton.me.
2. Abra um e-mail e, em seguida, mova-o ou marque-o como de costume.
3. Marque a caixa que diz “Sempre mover e-mails do remetente/Sempre aplicar marcador aos e-mails do remetente” e selecione o botão “Mover” ou “Marcador” para automatizar suas preferências de filtro.
Nas suas configurações:
- Inicie sessão na sua caixa de entrada em mail.proton.me.
- Selecione Configurações → Todas as configurações → Proton Mail → Filtros
- Em Filtros personalizados, clique em “Adicionar filtro”.
- Dê um nome ao seu filtro e selecione “Avançar”.
- Adicione os critérios que você deseja para ativar o filtro. Você pode optar por filtrar e-mails quando apenas determinadas condições forem atendidas ou quando todos os requisitos forem cumpridos.
- Clique em “Inserir” para adicionar texto ou palavras-chave adicionais ao seu filtro.
- Selecione “Adicionar condição” para criar um filtro complexo. Você pode incluir quantas condições desejar.
- Selecione “Avançar” para definir as ações que serão aplicadas ao seu novo filtro de e-mail.
Como usar filtros para organizar sua caixa de entrada e aumentar a produtividade
Os filtros de e-mail podem manter mensagens indesejadas fora da sua caixa de entrada, bloquear spam e organizar sua caixa de entrada em categorias para um fluxo de trabalho mais eficiente. Ao configurar seus filtros, você pode seguir estas dicas e melhores práticas para criar uma caixa de entrada mais otimizada e aumentar a produtividade.
- Categorize seus e-mails comerciais por projeto, remetente, departamento de trabalho ou prioridade.
- Use marcadores e pastas coloridos para uma melhor percepção visual.
- Crie pastas de “Acompanhamento” para e-mails que você precisa retomar mais tarde, ou pastas de “Responder depois” para que e-mails importantes não se percam.
- Configure um filtro que arquive automaticamente mensagens antigas.
- Atualize e revise seus filtros regularmente para ver o que funciona melhor para você.
- Não oculte e-mails importantes acidentalmente ao usar filtros demais.
Mantenha sua caixa de entrada organizada com a Proton
O Proton Mail não ajuda apenas na organização de e-mails; ele também mantém seus dados seguros, garantindo que suas mensagens privadas não sejam acessíveis por ninguém além de você. Isso porque o Proton Mail é criptografado de ponta a ponta, o que significa que você nunca precisará se preocupar com a possibilidade de escanearmos seus e-mails e vendermos suas informações confidenciais para terceiros.
Os filtros ajudam a gerenciar a sobrecarga de e-mails, economizar tempo e melhorar o fluxo de comunicação — e usá-los não precisa ser complicado. Com o Proton Mail, configurar um novo filtro é fácil.
Aprender a usar filtros é a maneira mais simples de retomar o controle de sua caixa de entrada e, com recursos adicionais como cancelamento de assinatura com um clique, visualização de Newsletters e aliases do Hide-my-email, a organização da caixa de entrada do Proton Mail vai muito além.
Se você está pronto para assumir o controle do seu fluxo de trabalho de e-mail — e da sua privacidade —, crie uma conta de e-mail gratuito com o Proton Mail hoje mesmo.
