Se la tua posta in arrivo è piena di email che non leggerai mai, allora sai quanto possa essere difficile trovare l’unica email che stai cercando. Mentre passi in rassegna gli oggetti, sforzando la vista, riconosci quella sensazione di angoscia. Potresti semplicemente risolvere il problema eliminando tutti i tuoi messaggi, ma questo ti tormenterebbe in seguito. Potresti passare ore ad annullare iscrizioni e a eliminare messaggi senza pensarci, ma questo sottrarrebbe ore preziose alla tua giornata lavorativa.
C’è un modo più semplice: i filtri email ottimizzano la tua corrispondenza, organizzando la tua posta in arrivo in modo da farti risparmiare tempo e farti concentrare su ciò che conta (invece di spulciare le email di massa di Foot Locker). Ma come si configura esattamente un filtro per le email e come si gestisce al meglio la posta in arrivo?
In questo articolo imparerai cosa sono i filtri email, come funzionano e come usarli efficacemente per migliorare la tua organizzazione delle email per sempre.
Cosa sono i filtri email?
I filtri email sono etichette che assegni alle email in arrivo per organizzare automaticamente la tua posta in arrivo. Funzionano scansionando, o filtrando, l’oggetto di un’email o l’indirizzo del mittente, e cercando parole chiave e allegati specifici. Una volta impostato un filtro, le email vengono etichettate, ordinate o eliminate in base ai criteri che hai applicato.
Per chi gestisce una piccola impresa, i filtri email sono particolarmente utili. Un filtro per le email ben strutturato semplifica l’organizzazione della posta in arrivo rimuovendo il disordine non necessario ed evitando che email importanti vadano perse. Non solo facilitano la gestione delle email, ma fanno risparmiare tempo a te e ai tuoi dipendenti automatizzando attività ripetitive che altrimenti dovresti fare a mano, un’abitudine che ti aiuta anche ad avvicinarti a inbox zero.
I filtri spam delle email aiutano anche a rilevare i messaggi di spam, riducendo il rischio di cadere vittima di phishing o di scaricare accidentalmente malware.
Come funzionano i filtri email
I filtri email funzionano scansionando un’email alla ricerca di determinati criteri che hai impostato. Questi criteri possono includere il nome del mittente o l’indirizzo email, l’oggetto, parole chiave specifiche e altro ancora. Una volta impostati i criteri per il filtro, puoi selezionare quale azione intraprende Proton quando un messaggio soddisfa tali criteri. Ad esempio, puoi impostare l’azione del filtro per archiviare le email che soddisfano i parametri del filtro, segnarle come lette, applicare un’etichetta, eliminarle, segnarle come importanti e altro ancora.
Oltre ai filtri che imposti, i filtri spam intelligenti di Proton Mail rilevano lo spam e imparano a individuare le email di spam man mano che fai clic su “Sposta in spam” o segni le tue email come sicure. Più usi Proton, più i nostri filtri intelligenti imparano a creare nuovi filtri e regole in base alle tue azioni. Puoi anche inserire nella whitelist i mittenti attendibili o bloccare direttamente gli indirizzi indesiderati, in modo che i tuoi filtri spam sappiano esattamente cosa intercettare e cosa lasciar passare.
Come organizzare le email con i filtri
Ti chiedi come organizzare le email una volta per tutte? Inizia a creare filtri in base alle categorie già esistenti nella tua posta in arrivo: newsletter, ricevute, Thread dei clienti, promemoria interni. Da lì, aggiungi cartelle ed etichette colorate in modo che ogni messaggio filtrato finisca in un posto utile invece di sparire semplicemente dalla vista. Per altre idee, dai un’occhiata a questi consigli per riordinare la posta in arrivo e mantenerla tale.
Una buona organizzazione delle email è un sistema continuo, non un progetto una tantum. Una volta impostati i filtri, rivedili periodicamente man mano che cambiano le tue abitudini di posta in arrivo e lascia che i filtri spam di Proton continuino a fare il lavoro pesante in background.
Come creare filtri email personalizzati con Proton
Puoi creare un filtro e automatizzare facilmente le tue etichette email con Proton in due modi. Il primo è un modo rapido per automatizzare le etichette direttamente dalla finestra delle email, mentre il secondo è un modo più approfondito per creare filtri personalizzati tramite le impostazioni, dove puoi definire requisiti e parole chiave specifici.
Dalla finestra delle email:
1. Accedi alla tua posta in arrivo su mail.proton.me.
2. Apri un’email, quindi spostala o etichettala come al solito.
3. Seleziona la casella con la dicitura “Sposta sempre le email del mittente/Etichetta sempre le email del mittente” e seleziona il pulsante “Sposta” o “Etichetta” per automatizzare le tue preferenze di filtro.
Dalle tue impostazioni:
- Accedi alla tua posta in arrivo su mail.proton.me.
- Seleziona Impostazioni → Tutte le impostazioni → Proton Mail → Filtri
- In Filtri personalizzati, fai clic su “Aggiungi filtro”.
- Dai un nome al tuo filtro e seleziona “Avanti”.
- Aggiungi i criteri che desideri per attivare il filtro. Puoi scegliere di filtrare le email quando vengono soddisfatte solo alcune condizioni o quando vengono soddisfatti tutti i requisiti.
- Fai clic su “Inserisci” per aggiungere altro testo o parole chiave al tuo filtro.
- Seleziona “Aggiungi condizione” per creare un filtro complesso. Puoi includere tutte le condizioni che desideri.
- Seleziona “Avanti” per impostare le azioni che si applicheranno al tuo nuovo filtro email.
Come usare i filtri per organizzare la posta in arrivo e aumentare la produttività
I filtri email possono tenere i messaggi indesiderati fuori dalla tua posta in arrivo, bloccare lo spam e organizzare la posta in arrivo in categorie per un flusso di lavoro più efficiente. Quando configuri i filtri, puoi seguire questi consigli e best practice per creare una posta in arrivo più snella e aumentare la produttività.
- Categorizza le tue email di lavoro per progetto, mittente, reparto o priorità.
- Usa cartelle ed etichette colorate per una migliore visualizzazione.
- Crea cartelle “Da seguire” per le email a cui devi tornare in un secondo momento o cartelle “Rispondi più tardi” per evitare che le email importanti vadano perse.
- Configura un filtro che archivia automaticamente i vecchi messaggi.
- Aggiorna e rivedi regolarmente i tuoi filtri per vedere cosa funziona meglio per te.
- Non nascondere accidentalmente email importanti usando troppi filtri.
Mantieni organizzata la tua posta in arrivo con Proton
Proton Mail non ti aiuta solo con l’organizzazione delle email; protegge anche i tuoi dati garantendo che i tuoi messaggi privati non siano accessibili a nessun altro se non a te. Questo perché Proton Mail è crittografato end-to-end, il che significa che non dovrai mai preoccuparti del fatto che scansioniamo le tue email e vendiamo le tue informazioni sensibili a terze parti.
I filtri aiutano a gestire il sovraccarico di email, a risparmiare tempo e a migliorare il flusso di comunicazione, e il loro utilizzo non deve essere complicato. Con Proton Mail, configurare un nuovo filtro è semplice.
Imparare a usare i filtri è il modo più semplice per riprendere il controllo della tua posta in arrivo e, con funzionalità aggiuntive come l’annullamento dell’iscrizione con un clic, la visualizzazione Newsletter e gli alias Hide-my-email, l’organizzazione della posta in arrivo di Proton Mail va ben oltre.
Se vuoi assumere il controllo del flusso di lavoro delle tue email e della tua privacy, registrati oggi stesso per un’ email gratuita con Proton Mail.
