Si votre boite de réception regorge de messages que vous ne lirez jamais, vous savez alors à quel point il peut être difficile de trouver le message que vous cherchez. À mesure que vous parcourez les objets en vous fatiguant les yeux, vous reconnaissez ce sentiment d’angoisse. Vous pourriez simplement régler le problème en supprimant tous vos messages, mais cela vous hanterait plus tard. Vous pourriez passer des heures à vous désabonner et à supprimer sans réfléchir, mais cela vous ferait perdre de précieuses heures de votre journée de travail.
Il existe un moyen plus simple : les filtres de messages simplifient votre correspondance, en organisant votre boite de réception afin que vous gagniez du temps et puissiez vous concentrer sur ce qui compte (au lieu d’éplucher les envois massifs de messages de Foot Locker). Mais comment configurer exactement un filtre pour les messages et mieux gérer votre boite de réception ?
Dans cet article, vous découvrirez ce que sont les filtres de messages, comment ils fonctionnent et comment les utiliser efficacement pour améliorer votre organisation de vos messages pour de bon.
Que sont les filtres de messages ?
Les filtres de messages sont des labels que vous attribuez aux messages entrants pour trier automatiquement votre boite de réception. Ils fonctionnent en scannant, ou en filtrant, la ligne d’objet d’un message ou l’adresse de l’expéditeur, et en recherchant des mots-clés spécifiques et des pièces jointes. Une fois qu’un filtre est défini, les messages reçoivent un label, sont triés ou supprimés, en fonction des critères que vous avez appliqués.
Pour les personnes qui dirigent une petite entreprise, les filtres de messages sont particulièrement utiles. Un filtre bien conçu pour les messages facilite l’organisation de la boite de réception en retirant le désordre inutile et en évitant que des messages importants ne passent entre les mailles du filet. Non seulement ils facilitent la gestion des messages, mais ils vous font gagner du temps, à vous et à vos employés, en automatisant des tâches répétitives que vous devriez faire à la main — une habitude qui vous aide également à vous rapprocher d’inbox zero.
Les filtres anti-indésirables/spam de messages aident également à détecter les messages indésirables/spam, réduisant ainsi votre risque de devenir victime d’hameçonnage ou de télécharger accidentellement un logiciel malveillant.
Comment fonctionnent les filtres de messages
Les filtres de messages fonctionnent en scannant un message pour détecter certains critères que vous avez définis. Ces critères peuvent inclure le nom de l’expéditeur ou l’adresse e-mail, l’objet, des mots-clés spécifiques, et plus encore. Une fois que vous avez défini les critères de votre filtre, vous pouvez sélectionner l’action que Proton prend lorsqu’un message remplit ces critères. Par exemple, vous pouvez configurer l’action de votre filtre pour archiver les messages qui correspondent aux paramètres du filtre, les marquer comme lus, appliquer un label, les supprimer, les marquer comme importants, et plus encore.
En plus des filtres que vous définissez, les filtres anti-indésirables intelligents de Proton Mail détectent les spams et apprennent à identifier les messages indésirables au fur et à mesure que vous cliquez sur “Déplacer vers les indésirables” ou marquez vos messages comme légitimes. Plus vous utilisez Proton, plus nos filtres intelligents apprennent à créer de nouveaux filtres et de nouvelles règles en fonction de vos actions. Vous pouvez également ajouter des expéditeurs approuvés à la liste blanche ou bloquer carrément les adresses indésirables pour que vos filtres anti-indésirables sachent exactement quoi bloquer et quoi laisser passer.
Comment organiser vos messages avec des filtres
Vous vous demandez comment organiser vos messages une fois pour toutes ? Commencez par créer des filtres autour des catégories qui existent déjà dans votre boite de réception : newsletters, accusés de réception, fils de discussion de clients, mémos internes. À partir de là, ajoutez des dossiers et des labels de couleur pour que chaque message filtré atterrisse dans un endroit utile au lieu d’être simplement hors de vue. Pour plus d’idées, découvrez ces conseils pour désencombrer votre boite de réception et la garder ainsi.
Une bonne organisation des messages est un système permanent, pas un projet ponctuel. Une fois vos filtres en place, passez-les en revue périodiquement à mesure que vos habitudes de boite de réception évoluent, et laissez les filtres anti-indésirables/spam de Proton continuer à faire le gros du travail en arrière-plan.
Comment créer des filtres de messages personnalisés avec Proton
Vous pouvez créer un filtre et automatiser facilement vos labels de messages avec Proton de deux manières. La première est un moyen rapide d’automatiser les labels directement depuis la fenêtre de votre message, et la seconde est un moyen plus approfondi de créer des filtres personnalisés via vos paramètres, où vous pouvez définir des exigences et des mots-clés spécifiques.
Depuis la fenêtre de votre message :
1. Connectez-vous à votre boite de réception sur mail.proton.me.
2. Ouvrez un message, puis déplacez-le ou attribuez-lui un label comme d’habitude.
3. Cochez la case « Toujours déplacer les messages de l’expéditeur/Toujours attribuer un label aux messages de l’expéditeur » et sélectionnez le bouton « Déplacer » ou « Label » pour automatiser vos préférences de filtre.
Depuis vos paramètres :
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- Connectez-vous à votre boite de réception sur mail.proton.me. \n
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- Sélectionnez Paramètres → Tous les paramètres → Proton Mail → Filtres \n
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- Sous Filtres personnalisés, cliquez sur « Ajouter un filtre ». \n
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- Nommez votre filtre et sélectionnez « Suivant ». \n
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- Ajoutez les critères avec lesquels vous souhaitez activer le filtre. Vous pouvez choisir de filtrer les messages lorsque seules certaines conditions sont remplies, ou lorsque toutes les conditions sont remplies. \n \n
- Cliquez sur « Insérer » pour ajouter du texte ou des mots-clés supplémentaires à votre filtre. \n
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- Sélectionnez « Ajouter une condition » pour créer un filtre complexe. Vous pouvez inclure autant de conditions que vous le souhaitez. \n \n
- Sélectionnez « Suivant » pour définir les actions qui s’appliqueront à votre nouveau filtre de messages. \n
Comment utiliser les filtres pour organiser votre boite de réception et stimuler votre productivité
Les filtres de messages peuvent empêcher les messages indésirables d’entrer dans votre boite de réception, bloquer les indésirables/spam et organiser votre boite de réception en catégories pour un flux de travail plus efficace. Lors de la configuration de vos filtres, vous pouvez suivre ces conseils et bonnes pratiques pour créer la boite de réception la plus simplifiée possible afin d’augmenter votre productivité.
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- Classez vos messages professionnels par projet, expéditeur, service de travail ou priorité. \n \n
- Utilisez des labels et des dossiers avec un code couleur pour une meilleure perception visuelle. \n \n
- Créez des dossiers « Suivi » pour les messages sur lesquels vous devez revenir, ou des dossiers « Répondre plus tard » pour que les messages importants ne se perdent pas. \n \n
- Configurez un filtre qui archive automatiquement les anciens messages. \n \n
- Mettez à jour et passez en revue régulièrement vos filtres pour voir ce qui fonctionne pour vous. \n \n
- Ne masquez pas accidentellement des messages importants en utilisant trop de filtres. \n
Gardez votre boite de réception organisée avec Proton
Proton Mail ne vous aide pas seulement pour l’organisation de vos messages ; il protège également vos données en garantissant que vos messages privés ne sont accessibles à personne d’autre que vous. C’est parce que Proton Mail est chiffré de bout en bout, ce qui signifie que vous n’avez pas à vous soucier que nous scannions vos messages et vendions vos informations sensibles à des tiers.
Les filtres aident à gérer la surcharge de messages, à gagner du temps et à améliorer le flux de communication — et leur utilisation n’a pas besoin d’être compliquée. Avec Proton Mail, configurer un nouveau filtre est facile.
Apprendre à utiliser les filtres est le moyen le plus simple de reprendre le contrôle de votre boite de réception, et avec des fonctionnalités supplémentaires telles que la désinscription en un clic, la vue Newsletters et les alias Hide-my-email, l’organisation de la boite de réception de Proton Mail va encore plus loin.
Si vous êtes prêt à prendre le contrôle de votre flux de travail de messages — et de votre respect de la vie privée —, inscrivez-vous dès aujourd’hui pour obtenir une boite mail gratuite avec Proton Mail.
