Come configurare una collaborazione sicura sui documenti per il tuo team — senza esporre il tuo IP

In questo momento, c’è un file nel tuo drive condiviso chiamato qualcosa come v3_final_FINAL_FINAL.docx. Non sai chi l’ha modificato per ultimo. Non sai se è la versione approvata dal tuo CTO. Non sei del tutto sicuro di chi vi abbia accesso.

Questo è il “caos delle versioni”: un problema fin troppo comune per i team che crescono da remoto. Fa una brutta sensazione, vero? Probabilmente non abbastanza. Perché non è solo una scocciatura disordinata: è una seria minaccia alla sicurezza.

Un accesso non controllato significa che ex dipendenti e collaboratori esterni conservano autorizzazioni che non sono mai state revocate. Versioni non tracciate significano che informazioni sensibili finiscono nei posti sbagliati al momento sbagliato. E gli strumenti di collaborazione sui documenti che usi stanno silenziosamente e costantemente elaborando i contenuti dei tuoi documenti per alimentare le loro funzionalità IA e l’indicizzazione per la ricerca.

But it doesn’t have to be this way. Here’s a step-by-step guide to using document collaboration tools without opening yourself up to an IP leak.

Come la maggior parte dei team sbaglia la collaborazione sui documenti

La collaborazione online sui documenti è una parte essenziale dell’attività aziendale. È rapida, efficiente e non importa dove si trovino i tuoi collaboratori (purché abbiano il WiFi).

Il problema è che molti team nelle prime fasi tendono a scegliere lo strumento più veloce da implementare — Google Docs, Notion, Dropbox — e iniziano subito a usarlo senza fermarsi a creare un sistema strutturato intorno ad esso. Nessuna architettura di cartelle, convenzione di accesso o protocollo di controllo delle versioni.

Per un team di una startup che si muove rapidamente, questo può sembrare normale. Ma in realtà non lo è, specialmente per un team i cui documenti contengono IP che vale la pena proteggere. Di fatto, la cybersecurity per le startup dovrebbe iniziare molto prima di quanto pensi.

I problemi che ne derivano tendono a concentrarsi su tre aspetti:

• Caos delle versioni: senza un sistema definito, i documenti si moltiplicano e non esiste un’unica fonte di verità a cui fare riferimento. Le persone lavorano su file obsoleti. Le modifiche si perdono nel flusso. Ci sono cinque versioni leggermente diverse della stessa roadmap sul tuo drive senza alcun modo per confermare quale sia quella attuale.
• Frammentazione degli accessi: la gestione dei permessi richiede molto tempo, quindi i file vengono condivisi su larga scala invece di essere gestiti in modo specifico. Collaboratori esterni, ex dipendenti e partner accumulano l’accesso. In breve tempo si perde traccia di chi può vedere cosa.
• Esposizione dei dati non rilevata: gli strumenti di collaborazione consumer di solito scansionano i documenti per alimentare l’indicizzazione per la ricerca, i suggerimenti dell’IA e la pubblicità personalizzata. Nulla rimane semplicemente al sicuro nella tua cartella cloud: tutto viene letto da un robot.

Come si presenta una buona collaborazione sui documenti

Prima ancora di esaminare gli strumenti di collaborazione sui documenti, tieni ben chiaro cosa stai cercando di ottenere prima di tutto.

Una buona configurazione per la collaborazione sui documenti ti offre cinque cose:

1. Co-modifica in tempo reale: invece di dover fare un continuo viavai di email con i documenti, più persone possono modificare lo stesso documento contemporaneamente, con le modifiche visibili in tempo reale
2. Cronologia versioni: un registro affidabile e con timestamp di chi ha modificato cosa e quando, che ti evita di dover fare affidamento su foglietti adesivi o su una memoria meno affidabile
3. Controlli di accesso granulari: puoi impostare i permessi a livello di cartella, documento e utente (l’opposto della policy “chiunque abbia il link”)
4. Condivisione esterna sicura: puoi condividere documenti all’esterno della tua organizzazione senza spalancare le porte a tutto il resto del tuo drive
5. Vera privacy dei dati: hai la certezza che i dati contenuti nei tuoi documenti non vengano scansionati, estratti o elaborati da terze parti (e questo include il tuo provider di archiviazione cloud aziendale)

Con la maggior parte degli strumenti di collaborazione più diffusi (quelli che i team scelgono senza pensarci due volte) potresti ottenerne due. La piattaforma giusta può offrirti tutte e cinque.

Ma qualunque cosa tu usi, avrai comunque bisogno di un sistema per farla funzionare.

Come configurare la collaborazione sui documenti per il tuo team: una guida passo passo

Passo 1: Fai un audit di ciò che hai

Non puoi creare un sistema pulito e sicuro per la collaborazione sui documenti sopra uno disordinato e non sicuro. Quindi, inizia con un audit onesto di ciò che hai già.

Elenca ogni strumento in cui si trovano attualmente i tuoi documenti (Google Drive, Notion, Dropbox, allegati email, Slack). Poi scopri chi ha accesso a questi strumenti, chi ne controlla l’accesso e cosa succede a un documento una volta uscito dal tuo sistema.

Esamina i tuoi drive alla ricerca di ‘file problematici’ che necessitano di particolare attenzione: documenti che esistono in più versioni senza un proprietario definito, cartelle condivise con persone che non hanno più bisogno di accedere e file commercialmente sensibili (ad es. roadmap, modelli finanziari, specifiche tecniche) che si trovano in strumenti con controlli di accesso deboli o inesistenti.

Passo 2: Progetta un’architettura di cartelle sensata (e non troppo complessa)

Qualunque cosa tu faccia dopo, non migrare prima per organizzare poi. In questo modo non faresti altro che aumentare il caos: spostare lo stesso disordine in una posizione nuova e meno familiare.

Invece, fai un respiro profondo… poi progetta la struttura delle tue cartelle. Per guidarti, ecco una struttura di cartelle semplice e scalabile adatta alla maggior parte delle startup:

• Azienda: verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione, patti parasociali, materiali per la raccolta fondi, contratti legali
• Prodotto: roadmap, specifiche delle funzionalità, file di progettazione, ricerche
• Ingegneria: documentazione tecnica, decisioni sull’architettura, guide agli strumenti interni, specifiche tecniche
• Operazioni: Policy sulle risorse umane, finanza, contratti con i fornitori
• Clienti: una sottocartella per cliente, contenente tutto ciò che riguarda quel rapporto.

Ricorda: mantieni le cose semplici e poco profonde. Le strutture di file complesse tendono a essere ignorate: le persone caricano i file a livello principale e si crea il caos. Come regola generale: tre livelli di annidamento e non di più. Se ti ritrovi a crearne un quarto, la struttura deve essere semplificata.

Passo 3: Abbina i tuoi livelli di accesso alla sensibilità dei dati

Non tutti hanno bisogno di accedere a tutto. La protezione dei dati aziendali inizia con l’impostazione di tre livelli di accesso prima di invitare il tuo team.

• A livello aziendale: documenti operativi non sensibili come manuali del team, note sulle riunioni generali, guide ai processi
• Accesso a livello di team: lavoro di reparto accessibile solo al team pertinente
• Accesso limitato: qualsiasi informazione commercialmente sensibile, protetta legalmente o coperta da riservatezza del cliente. Questo è il livello più importante da proteggere: se (ad esempio) documenti di raccolta fondi, roadmap, specifiche tecniche, dati dei clienti o contratti con i clienti vengono visti o condivisi dalla persona sbagliata, ciò comporta responsabilità competitive o legali

La nostra app Workspace gestisce tutto questo da un unico pannello di controllo dell’amministratore. Puoi controllare membri, permessi e accesso all’app in un unico posto, per quanto grande sia il team.

Passo 4: Stabilisci le quattro regole d’oro del controllo delle versioni

Ora che l’architettura delle tue cartelle è pronta, devi stabilire quattro semplici convenzioni per assicurarti di non vedere mai più un file in una di quelle cartelle chiamato v3_final_FINAL_FINAL2_FINAL3.docx. E non sarà meglio per tutti?

Queste quattro regole si applicano a tutti i membri del tuo team (assicurati che le conoscano):

• Tutti i documenti attivi si trovano in un unico posto: nessuna copia locale, nessun allegato email
• Nessun numero di versione nei nomi dei file: il tuo strumento dovrebbe fornire una cronologia delle versioni adeguata e tracciare ogni modifica. Condividi i documenti tramite link anziché come allegato per evitare confusione. Se hai bisogno di condividere un’esportazione statica, inserisci la data nella nota di accompagnamento, non nel nome del file.
• La cronologia delle versioni è l’unica fonte di verità: se vuoi sapere chi ha modificato cosa e quando, basta guardare nella cronologia delle versioni.
• Non eliminare, archivia: sposta i documenti sostituiti in una cartella di archiviazione chiaramente etichettata. Non conviene eliminare un documento di cui potresti aver bisogno in seguito tu (o un ente regolatore).

Passo 5: Definisci il tuo protocollo per la condivisione esterna

La condivisione esterna è il punto in cui il controllo degli accessi si interrompe più comunemente. Un collaboratore esterno viene collegato a un’intera cartella di progetto anziché solo a ciò che è pertinente (senza data di scadenza per tale accesso). Un potenziale investitore conserva l’accesso alla tua data room per la raccolta fondi molto tempo dopo aver deciso di non investire. È un mondo pericoloso fuori dal tuo perimetro.

Per ridurre al minimo tale pericolo, imposta un protocollo prima di condividere qualsiasi cosa all’esterno. Tre regole:

• Concedi l’accesso minimo solo per documenti o cartelle specifici (non interi spazi di lavoro o drive)
• Imposta date di scadenza su tutti i link
• Revoca l’accesso al termine del progetto come passaggio standard di offboarding

Gli strumenti di produttività e collaborazione giusti applicano automaticamente regole come questa al posto tuo. Proton Drive imposta date di scadenza sui link condivisi per impostazione predefinita, in modo che l’accesso scada senza che nessuno debba ricordarsi di revocarlo.

Passo 6: Scegli una piattaforma in grado di applicare i tuoi requisiti di sicurezza

La maggior parte dei team valuta le piattaforme di collaborazione solo in base all’usabilità. L’usabilità conta, ovviamente. Ma la sicurezza non può essere un elemento secondario.

La proprietà intellettuale è oggi il tipo di dati più costoso da perdere in una violazione dei dati (a 178 $ per record compromesso, secondo IBM(nuova finestra)). Se i tuoi documenti contengono IP che vale la pena proteggere, la tua piattaforma di collaborazione deve essere sicura per impostazione predefinita, non per configurazione.

Quando selezioni uno strumento di collaborazione, devi sapere:

• Il provider può accedere al contenuto del tuo documento?
• Dove sono archiviati i tuoi dati e quali giurisdizioni si applicano? I tuoi dati sono sovrani?
• La crittografia è end-to-end o solo in transito?
• I controlli dell’amministratore sono centralizzati e abbastanza granulari da applicare la policy di accesso?

Ecco un confronto tra quattro strumenti di collaborazione online per i documenti:

*Google Docs, Notion e Confluence hanno sede negli Stati Uniti e sono soggetti alla giurisdizione statunitense, incluso il CLOUD Act. Proton ha sede in Svizzera, al di fuori della giurisdizione degli Stati Uniti e dell’UE.

Per i team che gestiscono IP sensibili, Proton Docs consente al tuo team di effettuare la co-modifica collaborativa in tempo reale senza rischiare l’esposizione dei dati.

Fa parte di Proton Workspace, una suite di collaborazione sicura che aggiunge un’ archiviazione cloud aziendale crittografata, videoconferenze sicure e controlli dell’amministratore centralizzati alla collaborazione sui documenti. Il tutto basato sulla crittografia end-to-end e protetto dalle severe leggi svizzere sulla privacy.

Scopri il tuo stack di collaborazione efficiente e sicuro

Per avere un controllo reale sui tuoi documenti — e la massima tranquillità sulla loro sicurezza — devi disporre del sistema giusto e della piattaforma adatta.

Ti abbiamo mostrato come creare il sistema giusto. La piattaforma per applicarlo è Proton Workspace.

Oltre 100.000 organizzazioni (inclusi enti governativi, strutture sanitarie e studi legali) si affidano a Proton per proteggere i loro dati più sensibili. I tuoi documenti meritano lo stesso standard di protezione.