Scegliere un workspace cloud è probabilmente la decisione infrastrutturale più importante che tu possa prendere.
Molti team scelgono per impostazione predefinita Google Workspace o Microsoft 365 perché sembrano la scelta più ovvia: piattaforme di collaborazione cloud familiari, ricche di funzionalità, profondamente integrate, facili da adottare e già incorporate in molti flussi di lavoro moderni.
Ma è proprio per questo che vale la pena esaminarli attentamente prima di impegnarti. Ecco quattro aspetti chiave da considerare quando valuti un workspace cloud, oltre a una checklist di domande per aiutarti a orientarti.
1. Le integrazioni possono darti libertà adesso — ma vincolarti in seguito
Le integrazioni sono un importante punto di forza per la maggior parte dei workspace cloud. Molte aziende (soprattutto le startup in rapida crescita) desiderano una piattaforma con molte integrazioni che si inserisca perfettamente nei flussi di lavoro esistenti riducendo al minimo le interruzioni.
Tuttavia, a lungo termine, l’utilizzo delle integrazioni può significare l’incorporamento dei tuoi flussi di lavoro all’interno di un unico ecosistema. E una volta che ti sei legato all’ecosistema di un workspace cloud, cambiare fornitore diventa il peggior semestre in ufficio per un amministratore dei dati: parliamo di dati isolati, interruzioni di identità e accesso, autorizzazioni negate, file inaccessibili e un calo della produttività che il tuo CEO noterà sicuramente.
Questo si applica sicuramente alle piattaforme di riferimento come Google Workspace e Microsoft 365, che sono progettate strategicamente per legare le aziende a un ecosistema più ampio di strumenti co-dipendenti — Meet, Teams, Drive e SharePoint — da cui diventa progressivamente più difficile sganciarsi.
La domanda che devi porti prima di scegliere un workspace cloud non è “quanto è facile da adottare?”, bensì “quanto sarà difficile uscirne?”
2. “Sicurezza” significa cose diverse per fornitori diversi
La maggior parte dei fornitori di workspace aziendali promuove le proprie piattaforme vantando una “sicurezza di livello aziendale”, con certificazioni, protezioni perimetrali e crittografia dei dati in transito e a riposo.
Ciò che molti fornitori sono meno propensi a pubblicizzare è che conservano l’accesso lato server ai tuoi dati. Questo attiva le loro funzionalità più utili: indicizzazione, analisi, elaborazione lato cloud e assistenza AI fornita da strumenti come Gemini di Google e Microsoft Copilot, che per funzionare si basano entrambi sulla visibilità di email aziendali, documenti, calendari e dati di collaborazione.
Per molte aziende alla ricerca di un workspace cloud, si tratta di un compromesso del tutto accettabile: una rigida sicurezza dei dati sul cloud sacrificata in nome della comodità e della funzionalità. Ma se la tua azienda gestisce informazioni sensibili, come dati riservati dei clienti, documenti sulla continuità aziendale o registri finanziari, faresti meglio a pensarci due volte.
Se hai una PMI, dovresti pensarci ancora di più. Secondo il Rapporto sulla cybersicurezza delle PMI 2026 di Proton, quasi una PMI su quattro è stata vittima di una violazione dei dati nel 2025. Gli hacker vedono le PMI come bersagli vulnerabili. Il workspace cloud sbagliato potrebbe esporti ancora di più.
Il workspace cloud giusto offrirà la crittografia end-to-end e l’archiviazione cloud zero-knowledge. Ciò significa che il tuo fornitore non può accedere ai tuoi dati, nemmeno se costretto.
3. La sovranità dei dati è importante (ma non tutti i fornitori la rispettano)
Il luogo in cui i dati vengono raccolti, elaborati e archiviati determina quali leggi e giurisdizioni vi si applicano e, di conseguenza, la loro potenziale esposizione.
Molti fornitori cloud operano in diverse giurisdizioni, compresi paesi in cui i governi potrebbero imporre l’accesso ai sensi dei quadri giuridici locali, ora o in futuro. I termini di servizio del tuo fornitore potrebbero non proteggerti da questo.
Per impedire alle autorità giudiziarie di esporre i tuoi dati, i fornitori attenti alla privacy come Proton promuovono la sovranità dei dati: il principio secondo cui le leggi che regolano i dati dovrebbero essere quelle del luogo in cui sono stati generati e raccolti, indipendentemente da dove sono archiviati.
Per le aziende che operano in settori regolamentati e che gestiscono informazioni sensibili dei clienti e/o la proprietà intellettuale, la sovranità dei dati dovrebbe essere un’importante considerazione strategica.
Trascurare la sovranità dei dati può costare caro. Nel 2023, Meta è stata (nuova finestra)multata per 1,2 miliardi di euro(nuova finestra) (la multa GDPR più alta mai emessa) non per un attacco informatico o una violazione, ma per aver archiviato i dati degli utenti europei negli Stati Uniti. I dati erano sicuri. La giurisdizione no.
Se ti preoccupi della sicurezza e della sovranità dei tuoi dati, cerca fornitori che ospitano i dati in giurisdizioni attente alla privacy, come l’Islanda o la Svizzera.
4. Ricorda: l’onere di governance cresce insieme alla tua attività
Un comune errore di cybersicurezza commesso dalle PMI in crescita quando scelgono un workspace cloud è sottovalutare la rapidità con cui la governance dei dati e il controllo degli accessi si complicano a causa della crescita.
Un workspace che ti consente di gestire le autorizzazioni per un organico di 10 persone potrebbe non essere adatto a fare lo stesso per un organico di 60 persone, in particolare quando l’organico ampliato include collaboratori esterni, consulenti e persone appartenenti a più reparti con requisiti di accesso diversi.
Man mano che cresci, la governance dei tuoi dati si evolverà da un semplice compito di configurazione a un lavoro a tempo pieno, comportando una serie di sfide, tra cui la proliferazione delle autorizzazioni, un offboarding a maggior rischio, un monitoraggio manuale inaffidabile e una minore visibilità su chi ha accesso a cosa.
Alcuni ecosistemi cloud complicano questa sfida distribuendo autorizzazioni e flussi di lavoro su più sistemi integrati, il che rende difficile una supervisione centralizzata.
Altri, invece, forniscono un unico livello amministratore da cui gli amministratori possono monitorare, gestire e regolare l’accesso man mano che l’organizzazione cresce ed evolve.
Scegli il tipo giusto adesso ed eviterai i grattacapi futuri legati all’adeguamento dei controlli di accesso in un workspace in cui sei già cresciuto.
9 domande da porti prima di scegliere un workspace cloud
Prima di affidarti a un fornitore, chiediti:
- Chi controlla le chiavi crittografiche?
- I dipendenti del tuo fornitore possono accedere ai tuoi dati?
- Quali metadati rimangono visibili al fornitore?
- I tuoi dati vengono elaborati dai sistemi di intelligenza artificiale della piattaforma?
- Dove vengono archiviati ed elaborati i dati e quali giurisdizioni si applicano?
- Gli amministratori possono imporre centralmente l’autenticazione a più fattori e le autorizzazioni?
- Quanto sarebbe difficile migrare a un workspace diverso in futuro?
- I dati possono essere esportati in modo pulito e completo?
- I tuoi strumenti di governance cresceranno insieme al numero dei tuoi dipendenti?
Un workspace cloud per i prossimi cinque anni, non per i prossimi 12 mesi
Il workspace cloud giusto non è il più facile da adottare oggi. È quello che userai ancora, e di cui ti fiderai, tra cinque anni. Una piattaforma che ti offre sicurezza, controllo e flessibilità a lungo termine, senza vincolarti a un ecosistema per sempre.
Per noi, assomiglia molto a Proton Workspace. Un workspace cloud sicuro, basato su crittografia end-to-end, archiviazione cloud aziendale zero-knowledge e sulla legge svizzera sulla privacy, con controlli amministratore centralizzati progettati per crescere insieme alla tua organizzazione.
