Sullo schermo del tuo computer appare l’email di un cliente: “Questo contratto è pieno di errori.”

Apri il file e ti rendi conto di una cosa: hai inviato una versione di 36 ore fa, prima che l’ufficio legale la esaminasse e prima che venisse approvata quella clausola chiave. Nessuno sa dirti con certezza quale versione sia stata inviata, né perché.

Questo è un fallimento del controllo di versione. E in un momento di vulnerabilità — un controllo, un imprevisto evitato per un pelo, il reclamo di un cliente, una controversia interna — può significare molto più di un affare sfumato. Può significare una violazione della conformità che non puoi difendere, una controversia che non puoi provare o un rapporto con il cliente che non si riesce a recuperare.

Il controllo di versione dei documenti ti aiuta a capire chi ha modificato cosa, quando e quale versione è stata inviata. Se hai la responsabilità di come i documenti circolano all’interno della tua organizzazione — contratti, registri di conformità, Policy interne — ecco cosa devi sapere al riguardo.

Cos’è il controllo di versione dei documenti?

Il controllo di versione dei documenti è noto anche come controllo delle revisioni o controllo di versione dei file. È il sistema che traccia ogni modifica a un file o a un progetto in corso. Non sovrascrive ciò che c’era prima, ma conserva ogni modifica come una nuova voce nella cronologia del documento, in modo da poter vedere ogni decisione presa dai diversi collaboratori e tornare a una versione precedente in caso di necessità.

Il controllo di versione può essere effettuato manualmente — salvando e rinominando i File come “v1”, “v2”, “FINALE” — ma questo presuppone che tutti seguano costantemente la stessa convenzione, ed è proprio così che si creano lacune nei registri.

L’approccio più affidabile consiste nell’utilizzare un software di archiviazione cloud aziendale che lo fa automaticamente, registrando ogni modifica in background senza che nessuno debba ricordarsene. Non dovrai salvare e nominare manualmente i file con i numeri di versione: il software lo fa in automatico, fornendoti un registro completo delle modifiche senza che nessuno debba gestirlo.

Troverai altri consigli su come scegliere il software giusto più avanti in questo blog.

Scopri di più sulle migliori pratiche per la gestione dei documenti.

Perché il controllo di versione è importante per la conformità?

In settori regolamentati come la sanità, la giurisprudenza o la finanza, i fallimenti dei processi come i problemi legati ai documenti hanno gravi conseguenze: lasciano lacune nei tuoi registri che un giorno potresti dover giustificare.

Cosa è cambiato?

Quando qualcosa va storto con un documento — una clausola che non avrebbe dovuto esserci, una cifra che non corrisponde a quanto pattuito, condizioni che contraddicono una versione precedente — la prima domanda che ci si pone è: cosa è cambiato e quando?

In un ambiente regolamentato, questa domanda non è solo interna. Un’autorità di regolamentazione finanziaria potrebbe voler sapere esattamente cosa è stato modificato in un accordo con un cliente e quando. Un tribunale potrebbe voler verificare se una clausola era presente nella bozza originale o se è stata aggiunta in seguito. Un responsabile della conformità potrebbe dover dimostrare che un documento di policy non è stato modificato dopo la sua approvazione.

Senza una cronologia versioni completa, nessuna di queste domande ha una risposta affidabile.

Chi aveva accesso?

Sapere cosa è cambiato è solo una parte del registro. Le autorità di regolamentazione e i revisori vorranno sapere anche chi ha avuto accesso a un documento e in quale fase.

Un fornitore esterno il cui accesso non è stato revocato al termine del progetto. Un membro del team che ha aperto un file senza autorizzazione. Una parte esterna che ha visto una bozza prima che venisse finalizzata. Nessuno di questi eventi modifica il documento, ma si tratta comunque di eventi di esposizione dei dati e, in un contesto di conformità, gli eventi di esposizione devono essere registrati nel log.

Un’azienda SaaS che gestisce i dati PII dei clienti si troverà ad affrontare direttamente questa domanda ogni volta che un cliente aziendale chiederà: “Chi ha visto i nostri dati e come potete provarlo?”. I revisori SOC 2 chiederanno la stessa cosa. Se non puoi produrre la cronologia degli accessi, non supererai il controllo.

Quale versione è quella finale?

In una controversia contrattuale, nella presentazione di documenti a un’autorità di regolamentazione o in un’indagine interna, può esserci una sola risposta a questa domanda.

Se esistono più versioni di un documento distribuite su drive condivisi, thread di email e copie scaricate, nessuno può affermare con certezza quale sia quella autorevole. L’ambiguità è una fonte di rischio.

Un sistema di controllo di versione adeguato contrassegna come finale un singolo record dotato di marcatura temporale e conserva la cronologia completa di tutto ciò che lo precede, in modo che la risposta a questa domanda non sia mai in dubbio.

7 modi per mantenere il controllo di versione nella tua azienda

  1. Lavora sempre su file condivisi: se qualcuno lavora su una copia locale, si creerà una lacuna nel registro di conformità
  2. Effettua l’accesso quando modifichi: le modifiche anonime non sono riconducibili a un autore e l’attribuzione è ciò che richiedono i revisori
  3. Non modificare mai al di fuori del sistema: le modifiche apportate a una copia scaricata o a un allegato email sono invisibili alla cronologia versioni. Se non è avvenuto nel documento condiviso, non esiste nel registro
  4. Condividi l’accesso solo con chi ne ha bisogno: ogni collaboratore non necessario rappresenta un rischio di esposizione non registrato
  5. Revoca l’accesso quando non è più necessario: un accesso che va oltre il suo scopo costituisce un rischio, non solo una semplice svista
  6. Individua e proteggi la versione finale: una volta approvato, un documento dovrebbe essere chiaramente identificabile come finale e protetto da ulteriori modifiche. Una cronologia versioni piena di modifiche successive all’approvazione non costituisce un registro di conformità pulito
  7. Non eliminare mai un documento per ricominciare da capo: l’eliminazione di un file distrugge in modo permanente il suo registro di conformità

Cosa cercare in uno strumento per documenti

Per l’uso aziendale, ecco cosa conta davvero:

  • Controllo di versione automatico: la Cronologia versioni non deve richiedere interventi manuali. Se i membri del team devono tenere traccia delle versioni, molto probabilmente si confonderanno creando inefficienze. Hanno bisogno di un documento collaborativo in tempo reale che salvi le modifiche in modo automatico.
  • Conservazione prolungata: un log delle modifiche di 30 giorni non sarà sufficiente in caso di controlli o controversie. Il controllo di versione dei documenti aziendali dovrebbe conservare i registri per mesi — o persino anni — e assicurarti di mantenere tutte le verifiche di conformità.
  • Opzioni di ripristino sicure: il ripristino di una versione precedente non deve sovrascrivere o eliminare ciò che è venuto dopo. Cerca strumenti che ti consentano di creare una copia di una versione precedente o di eseguire un ripristino completo mantenendo intatta l’intera cronologia. Questo è fondamentale per salvaguardare i dati dei clienti e mantenere i team allineati.
  • Attribuzione e controlli: le marcature temporali non bastano. È necessario associare ogni modifica a una persona. Questo è ciò che rende utile il controllo delle revisioni dei file ai fini della responsabilità. Inoltre, i permessi o le funzionalità di scadenza dei link non dovrebbero essere gestiti tramite strumenti separati. Il controllo di versione e la condivisione sicura dei file per i team dovrebbero far parte dello stesso flusso di lavoro.
  • Crittografia end-to-end: la Cronologia versioni può contenere informazioni sensibili. Se il fornitore del servizio può accedere a tutte le versioni in bozza, allora anche le tue informazioni saranno accessibili a terzi. Cerca strumenti che offrano una crittografia end-to-end completa per una maggiore sicurezza.

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Noi di Proton abbiamo creato Proton Docs e Proton Sheets, software online per documenti collaborativi e fogli di calcolo sicuri, per offrire ai team che lavorano da remoto un controllo completo sui propri documenti, con un controllo di versione automatico e la crittografia end-to-end per ogni File e ogni revisione. In questo modo la cronologia dei tuoi documenti rimane protetta come impostazione predefinita.

Il controllo di versione è affidabile solo quanto lo sono gli strumenti su cui si basa. Proton Drive salva automaticamente la tua Cronologia versioni, senza bisogno di punti di controllo manuali. Conserva la cronologia dei documenti fino a 10 anni — un periodo sufficiente per soddisfare la maggior parte dei requisiti di Conservazione dei dati — e ti consente di ripristinare in sicurezza qualsiasi versione di cui hai bisogno.

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