Le migliori suite per l’ufficio nel 2026 (gratuite e a pagamento)

Per la maggior parte degli ultimi 20 anni, due grandi colossi hanno dominato il settore delle suite per l’ufficio, e per molte aziende c’è stata un’unica scelta: la potenza desktop di Microsoft 365 o la facilità di collaborazione online di Google Workspace.

Ora i prezzi stanno aumentando e non tutti (men che meno le PMI) possono permetterseli. Microsoft aumenterà nuovamente i prezzi(nuova finestra) a luglio 2026. Ci sono anche interrogativi, sempre più difficili da ignorare, su ciò che questi provider fanno con i tuoi dati e su cosa questo comporti dal punto di vista della privacy e della sicurezza.

Storicamente, l’alternativa per chi non utilizzava uno dei due colossi era una combinazione di strumenti assemblata autonomamente e proveniente da più fornitori. Questo approccio, tuttavia, può lasciarti con qualcosa di più costoso, frammentato e vulnerabile rispetto a una singola piattaforma integrata.

Il mercato è cambiato e nel 2026 le tue scelte sono meno limitate.

Ecco un confronto tra le principali suite per ufficio nel 2026: quanto costa ciascuna, cosa include e cosa fa con i tuoi dati.

Come si confrontano le principali suite per ufficio

Nel 2026, quattro suite coprono la maggior parte del mercato delle suite per ufficio: i due leader affermati, un’opzione economica e una suite costruita su un’architettura fondamentalmente diversa da qualsiasi altra.

Questa suite è Proton Workspace. Basata su un’architettura a conoscenza zero open source e sottoposta a audit indipendenti, che crittografa i tuoi dati prima che raggiungano i server di Proton, Proton Workspace rende impossibile per Proton accedere ai tuoi dati.

Che tu abbia bisogno di una suite per ufficio online completa o di un’alternativa per desktop, ecco come si comportano le quattro migliori opzioni.

N.B. I prezzi mostrati si riferiscono ai piani Business Standard (fatturazione annuale) se non diversamente specificato. I prezzi sono accurati al momento della stesura.

Il costo effettivo di ciascuna suite per ufficio

Questa tabella di confronto include una riga sul ‘costo effettivo’ perché i prezzi indicati possono essere fuorvianti.

Microsoft 365 Business Standard e Google Workspace Standard sono entrambi proposti a 14 $/utente/mese. Proton Workspace Standard costa 12,99 €/utente/mese. Le differenze emergono solo quando guardi i costi aggiuntivi di ciascuna piattaforma.

Microsoft sta promuovendo Copilot como motivo per rimanere sulla sua piattaforma. Ma per l’esperienza Copilot completa, dovrai pagare un supplemento di 30 $/utente/mese oltre all’abbonamento Business Standard. Per un team di 25 persone, si tratta di ben 9.000 $ in più all’anno.

Google non ti addebiterà costi aggiuntivi per la sua IA. Google Workspace Business Standard include Gemini. Ma se vuoi funzionalità di sicurezza aggiuntive rispetto a quelle di base, avrai bisogno di Google Workspace Business Plus (22 $/utente) o dovrai acquistare gli add-on separatamente.

Zoho Workplace Professional costa davvero solo 6 $/utente/mese. Il compromesso è un ecosistema meno rifinito e l’assenza di un’architettura a conoscenza zero.

I prezzi di Proton sono altrettanto trasparenti, ma Proton Workspace Standard include molto di più rispetto a Zoho Workplace. Ottieni tutte le principali app per l’ufficio a 12,99 €/utente/mese, oltre ad app che Microsoft e Google non includono: una VPN aziendale e un gestore di password — il tutto protetto da crittografia a conoscenza zero e dalla giurisdizione svizzera.

La questione della privacy che la maggior parte dei confronti tra suite per ufficio ignora

Chi conserva le chiavi crittografiche?

In altre parole, il provider della tua suite per ufficio ha accesso tecnico ai tuoi documenti, alle tue email e ai tuoi file?

Google, Microsoft e Zoho conservano tutti le chiavi.

Ecco perché questo è importante: se il tuo provider possiede le chiavi, può accedere ai tuoi dati, indipendentemente da quanto dichiarato nella sua informativa sulla privacy — le policy cambiano. E se il tuo provider subisce una violazione, anche i tuoi dati saranno esposti.

L’IA di Google e Microsoft aggrava il problema: sia Copilot che Gemini dipendono dall’accesso al contenuto dei tuoi documenti per poter funzionare. (Infatti, nel 2025 Google ha aumentato i prezzi(nuova finestra) per integrare Gemini nei pacchetti Business ed Enterprise).

La sovranità dei dati è un terzo problema. Microsoft, Google e Zoho archiviano i dati in giurisdizioni soggette al CLOUD Act degli Stati Uniti(nuova finestra). Ciò significa che il governo statunitense può richiedere l’accesso ai tuoi dati in qualsiasi momento.

Proton non conserva le chiavi e non potrà mai accedere ai tuoi dati, nemmeno se costretta da un’ordinanza del tribunale. Con Proton Workspace, ottieni la garanzia strutturale di un’architettura a conoscenza zero, non un’informativa sulla privacy che può cambiare nel tempo. I tuoi dati vengono crittografati sul tuo dispositivo prima di raggiungere i server di Proton e vengono archiviati in Svizzera, al di fuori della giurisdizione del CLOUD Act statunitense.

Gli utenti di Proton Workspace Premium hanno a disposizione Lumo AI, un assistente IA aziendale che non richiede l’accesso al contenuto dei tuoi documenti e non si addestra mai sui tuoi dati. (Zoho Workplace offre solo funzionalità IA limitate)

Scopri di più sulla dipendenza delle aziende europee dalle tecnologie statunitensi e sul perché la posta in gioco sia ora più alta che mai.

Proton Workspace: l’unica suite per ufficio con privacy by design

Con Proton Workspace, i team possono utilizzare tutte le principali app per l’ufficio che trovi in Microsoft 365 e Google Workspace: email aziendale, calendario, storage cloud enterprise, documenti, fogli di calcolo, videoconferenze e (per gli utenti Premium) un assistente IA.

La suite per ufficio di Proton include anche due funzionalità di sicurezza che i due colossi non offrono: una VPN aziendale che mantiene private le connessioni del tuo team ovunque stia lavorando, e un gestore di password di team che chiude uno dei vettori più vulnerabili.

Infine, a differenza dei due colossi, la crittografia a conoscenza zero si applica a ogni prodotto Proton per impostazione predefinita.

Per ora, Proton Workspace non ha un’app equivalente per le presentazioni o integrazioni profonde con ERP legacy (un dettaglio utile da sapere fin da subito se la tua azienda dipende da connessioni complesse con terze parti).

Ma per le aziende che danno importanza alla sovranità dei dati, Proton è la scelta più naturale. Ecco perché Proton gode della fiducia di oltre 100 milioni di utenti e di più di 100.000 aziende, tra cui agenzie delle Nazioni Unite e società Fortune 500.

Quale suite per ufficio fa al caso tuo?

Il mercato delle suite per l’ufficio è cambiato. Ora puoi avere sia la privacy che la produttività in un’unica piattaforma completa che copre tutto ciò di cui una PMI in crescita ha bisogno, senza chiederti di accettare l’accesso del fornitore e una giurisdizione incerta come parte dell’accordo.

Proton Workspace è l’unica suite in questo confronto a essere basata su un’architettura a conoscenza zero, che garantisce che solo tu possa accedere ai tuoi dati. Ha all’incirca lo stesso prezzo dei leader di mercato, con più funzionalità di sicurezza essenziali incluse nel pacchetto.

Ed è facile iniziare. La migrazione da Microsoft 365 e Google Workspace può avvenire in modalità self-service o con il pieno supporto di Proton se è più complessa, e la UX è abbastanza familiare da consentire al tuo team di iniziare senza bisogno di formazione.