Conservazione dei dati per le organizzazioni

Le regole di conservazione dei dati in Proton Mail consentono agli amministratori dell’organizzazione di controllare per quanto tempo conservare le email e quando eliminarle automaticamente. Una volta che un amministratore crea una regola, Proton la applica automaticamente in background, così non devi controllare manualmente le caselle di posta o ricordare ai dipendenti di pulire i loro messaggi.

Questa funzionalità è disponibile nei piani Proton Workspace Premium.

Cosa puoi fare con le regole di conservazione dei dati

I team possono:

• Conservare i dati per tutto il tempo necessario, sia esso per sempre o per un periodo specifico che corrisponda alle Politiche interne.
• Pulire automaticamente i dati vecchi o scaduti senza fare affidamento su flussi di lavoro manuali o promemoria.
• Assicurarsi che i Messaggi eliminati siano trattati in modo coerente e secondo le Politiche dell’Organizzazione.
• Imposta tempistiche di Conservazione differenti per diversi Utenti o Gruppi, in modo che ogni team riceva le regole adatte al proprio lavoro.
• Gestire facilmente i cambiamenti nell’Appartenenza al gruppo (come onboarding, offboarding o spostamenti di team) e applicare automaticamente la regola giusta ogni volta.
• Supportare i requisiti di conformità applicando le regole di gestione dei dati in tutta la tua Organizzazione.

Come utilizzare la Conservazione dei dati in Proton Mail

1. In Proton Mail, vai su Impostazioni → Tutte le impostazioni.
2. In Organizzazione, seleziona Conservazione dei dati.
3. Scegli Crea una regola di conservazione.

4. Inserisci un Titolo della regola. Puoi renderlo descrittivo, come “Conserva le email del team Legale per sempre”.
5. Imposta il Periodo di conservazione su:
   • Mantieni i messaggi per sempre, oppure
   • Mantieni i messaggi per una durata specifica. Dopo aver impostato la durata, scegli cosa deve succedere al termine tra Elimina solo i messaggi eliminati o Elimina tutti i messaggi (incluse le email che gli utenti non hanno eliminato in Posta in arrivo, Inviata e in tutte le altre posizioni).
6. Scegli a chi si applica la regola:
   • Tutti nell’Organizzazione
   • Utenti o gruppi specifici

7. Quando hai finito, seleziona Crea regola.

Puoi cercare, modificare o eliminare le regole in qualsiasi momento. Se si applicano più regole, Proton utilizza sempre la regola più permissiva, ovvero quella che conserva i dati più a lungo.

Come funziona la conservazione dei dati

Ogni regola ha un ambito, quindi può applicarsi all’intera organizzazione, a un gruppo specifico (come Legale o Finanza) o a singoli utenti. Se qualcuno rientra in più di una regola, Proton imposta sempre la regola che conserva i suoi dati per il periodo più lungo.

Una volta stabilito un periodo di conservazione, l’email è garantita come disponibile per l’intera durata. Anche se l’utente tenta di eliminarla prima, il messaggio viene rimosso dalla visualizzazione dell’utente ma rimane disponibile per gli amministratori dell’organizzazione.

Quando qualcuno si unisce a un gruppo, Proton applica le regole di conservazione di quel gruppo a tutte le email esistenti appartenenti al nuovo membro. Quando lo abbandona, Proton rimuove le regole di quel gruppo dal suo account e imposta le regole rimanenti con la priorità più alta.

Indicatori di scadenza dei messaggi

Se un messaggio è soggetto a una regola di conservazione, gli utenti vedranno “Questo messaggio scadrà il [data/ora]” nell’intestazione del messaggio dopo aver fatto clic sulla freccia ⌄. Questo sostituisce la solita icona ⌛ (clessidra) e mostra la data di scadenza basata sulla conservazione invece di quella impostata dall’utente.

La cartella Eliminati

Quando esiste almeno una regola di conservazione, Proton Mail mostra una speciale cartella Eliminati. Solo gli amministratori dell’organizzazione possono visualizzare i messaggi conservati quando accedono agli account dei membri. I membri non possono vedere la propria cartella Eliminati o eseguire azioni sulle email inviate a questa cartella, come rispondere, inoltrare, aggiungere ai preferiti o etichettare.

Orari di scadenza impostati dall’utente

I membri dell’Organizzazione possono ancora impostare tempi di scadenza sui messaggi, ma le regole di Conservazione potrebbero prevalere su di essi. Ad esempio, se un team ha una regola di conservazione illimitata e qualcuno imposta un’email affinché venga eliminata dopo 30 giorni, il Messaggio scompare dalla Visualizza dell’Utente dopo tale tempo, ma rimane preservato nella sua cartella Elimina affinché l’Amministratore possa accedervi.

Domande frequenti