Conservation des données pour les entreprises

Les règles de conservation des données dans Proton Mail permettent aux administrateurs de l’entreprise de contrôler la durée de conservation des messages et de définir leur suppression automatique. Une fois qu’un administrateur a créé une règle, Proton l’applique automatiquement en arrière-plan. Vous n’avez donc pas besoin de vérifier manuellement les boîtes de réception ni de rappeler aux employés de supprimer leurs messages.

Cette fonctionnalité est disponible sur les abonnements Proton Workspace Premium.

Ce que vous pouvez faire avec les règles de conservation des données

Les équipes peuvent :

• Conserver les données aussi longtemps qu’elles en ont besoin, que ce soit indéfiniment ou pendant une période spécifique correspondant aux Politiques internes.
• Nettoyer automatiquement les données anciennes ou ayant expiré sans dépendre de flux de travail ou de rappels manuels.
• S’assurer que les Messages supprimés sont traités de manière cohérente et conformément aux Politiques de l’Entreprise.
• Définir des délais de conservation différents pour différents Utilisateurs ou Groupes, afin que chaque équipe bénéficie des règles adaptées à son travail.
• Gérer facilement les changements liés aux Membres du groupe (comme l’intégration, le départ ou les changements d’équipe) et appliquer automatiquement la règle appropriée à chaque fois.
• Soutenir les exigences de conformité en appliquant les règles de traitement des données dans toute votre Entreprise.

Comment utiliser la Conservation des données dans Proton Mail

1. Dans Proton Mail, allez dans Paramètres → Tous les paramètres.
2. Sous Entreprise, sélectionnez Conservation des données.
3. Choisissez Créer une règle de conservation.

4. Saisissez un Nom de la règle. Vous pouvez le rendre explicite, par exemple “Conserver les e-mails de l’équipe juridique indéfiniment.”
5. Définir la Durée de conservation sur :
   • Garder ces messages indéfiniment, ou
   • Garder ces messages pour une durée spécifique. Après avoir défini la durée, choisissez ce qui doit se passer à la fin entre Seulement supprimer les messages dans la corbeille ou Supprimer tous les messages (y compris les e-mails que les utilisateurs n’ont pas supprimés dans la Boite de réception, les Envoyés, et tous les autres emplacements).
6. Choisissez les personnes auxquelles la règle s’applique :
   • Tout le monde dans l’entreprise
   • Utilisateurs ou groupes spécifiques

7. Une fois terminé, sélectionnez Créer une règle.

Vous pouvez rechercher, modifier ou supprimer des règles à tout moment. Si plusieurs règles s’appliquent, Proton utilise toujours la règle la plus clémente, c’est-à-dire celle qui conserve les données le plus longtemps.

Comment fonctionne la conservation des données

Chaque règle possède une portée, elle peut donc s’appliquer à l’ensemble de l’organisation, à un groupe spécifique (comme Juridique ou Finance) ou à des utilisateurs individuels. Si une personne est concernée par plus d’une règle, Proton définit toujours la règle qui conserve ses données pour la période la plus longue.

Une fois qu’une période de conservation est en place, l’e-mail est garanti de rester disponible pendant toute cette durée. Même si l’utilisateur tente de le supprimer plus tôt, le message est retiré de la vue de l’utilisateur mais reste disponible pour les administrateurs de l’organisation.

Lorsqu’une personne rejoint un groupe, Proton applique les règles de conservation de ce groupe à tous les messages existants appartenant au nouveau membre. Lorsqu’elle le quitte, Proton retire les règles de ce groupe de son compte et définit la règle restante ayant la priorité la plus élevée.

Indicateurs d’expiration des messages

Si un message est affecté par une règle de conservation, les utilisateurs verront « Ce message expirera le [date/heure] » dans l’en-tête du message après avoir cliqué sur la flèche ⌄. Cela remplace l’icône ⌛ (sablier) habituelle et affiche la date d’expiration basée sur la conservation au lieu de celle définie par l’utilisateur.

Le dossier Supprimés

Lorsqu’au moins une règle de conservation existe, Proton Mail affiche un dossier spécial Supprimés. Seuls les administrateurs de l’organisation peuvent consulter les messages conservés lors de l’accès aux comptes des membres. Les membres ne peuvent pas voir leur propre dossier Supprimés ni effectuer d’actions sur les messages envoyés dans ce dossier, comme répondre, transférer, ajouter aux favoris ou étiqueter.

Délais d’expiration définis par l’utilisateur

Les membres de l’Entreprise peuvent toujours définir des temps d’expiration sur les messages, mais les règles de conservation peuvent les remplacer. Par exemple, si une équipe a une règle de conservation à perpétuité et que quelqu’un définit un message pour qu’il soit supprimé dans 30 Jours, le message disparaît de l’Afficher de l’utilisateur après ce délai, mais il reste préservé dans son dossier Supprimer pour que l’Admin puisse y accéder.

Questions fréquentes