Retenção de dados para organizações

As regras de retenção de dados no Proton Mail permitem que os administradores da organização controlem por quanto tempo manter e-mails e quando excluí-los automaticamente. Assim que um administrador cria uma regra, o Proton a aplica automaticamente em segundo plano, para que você não precise verificar manualmente as caixas de entrada ou lembrar os funcionários de limpar suas mensagens.

Este recurso está disponível nos planos Proton Workspace Premium.

O que você pode fazer com as regras de retenção de dados

As equipes podem:

• Manter os dados pelo tempo que precisarem, seja para sempre ou por um período específico que corresponda às Políticas internas.
• Limpar automaticamente dados antigos ou expirados sem depender de fluxos de trabalho manuais ou lembretes.
• Garantir que as Mensagens excluídas sejam tratadas de forma consistente e de acordo com as Políticas da Organização.
• Definir cronogramas de retenção diferentes para Usuários ou Grupos diferentes, para que cada equipe receba as regras que se adequam ao seu trabalho.
• Gerenciar facilmente as mudanças nos Membros do grupo (como integração, desligamento ou movimentação de equipes) e aplicar automaticamente a regra correta todas as vezes.
• Oferecer suporte aos requisitos de conformidade aplicando regras de tratamento de dados em toda a sua Organização.

Como usar a Retenção de dados no Proton Mail

1. No Proton Mail, vá para Configurações → Todas as configurações.
2. Em Organização, selecione Retenção de dados.
3. Escolha Criar uma regra de retenção.

4. Insira um Título da regra. Você pode torná-lo descritivo, como “Retenção de e-mails da equipe Jurídica para sempre.”
5. Definir o Período de retenção para:
   • Manter mensagens para sempre, ou
   • Manter mensagens por um período específico. Após definir o período, escolha o que deve acontecer quando ele terminar, entre Eliminar apenas mensagens apagadas ou Eliminar todas as mensagens (incluindo e-mails que os usuários não excluíram na Caixa de entrada, Enviados e todas as outras localizações).
6. Escolha a quem a regra se aplica:
   • Todos na organização
   • Usuários ou grupos específicos

7. Quando terminar, selecione Criar regra.

Você pode pesquisar, editar ou excluir regras a qualquer momento. Se várias regras se aplicarem, o Proton sempre usa a regra mais flexível — aquela que mantém os dados por mais tempo.

Como a retenção de dados funciona

Cada regra tem um escopo, portanto, ela pode se aplicar a toda a organização, a um grupo específico (como Jurídico ou Financeiro) ou a usuários individuais. Se alguém se enquadrar em mais de uma regra, o Proton sempre define a regra que mantém seus dados pelo período mais longo.

Uma vez que um período de retenção esteja em vigor, o e-mail tem a garantia de permanecer disponível durante toda essa duração. Mesmo que o usuário tente excluí-lo antes, a mensagem é removida da visualização do usuário, mas permanece disponível para os administradores da organização.

Quando alguém entra em um grupo, o Proton aplica as regras de retenção desse grupo a todos os e-mails existentes pertencentes ao novo membro. Quando ele sai, o Proton remove as regras desse grupo de sua conta e define a regra restante com a maior prioridade.

Indicadores de expiração de mensagem

Se uma mensagem for afetada por uma regra de retenção, os usuários verão “Esta mensagem expirará em [data/hora]” no cabeçalho da mensagem após clicar na seta ⌄. Isso substitui o usual ⌛ (ícone de ampulheta) e mostra a data de expiração baseada na retenção em vez da definida pelo usuário.

A pasta Excluídos

Quando existe pelo menos uma regra de retenção, o Proton Mail mostra uma pasta especial “Excluídos”. Apenas os administradores da organização podem visualizar as mensagens retidas ao acessar as contas dos membros. Os membros não podem ver sua própria pasta “Excluídos” nem realizar ações em e-mails enviados para esta pasta, como responder, encaminhar, marcar com estrela ou rotular.

Tempos de expiração definidos pelo usuário

Os membros da Organização ainda podem Definir Tempo de expiração em Mensagens, mas as regras de retenção podem substituí-los. Por exemplo, se uma equipe tem uma regra de reter para sempre e alguém define um e-mail para Excluir em 30 Dias, a mensagem desaparece da Visualização do usuário após esse tempo, mas permanece preservada em sua pasta Excluir para o Administrador acessar.

Perguntas frequentes