I fogli di calcolo Excel contengono spesso informazioni sensibili che desideri mantenere sicure o private. Le aziende potrebbero persino essere tenute per legge a proteggere i file Excel con una password se ricadono sotto la giurisdizione del GDPR o dell’HIPAA.
Questa guida mostra come proteggere con password un file Excel utilizzando gli strumenti integrati di Microsoft Office e come utilizzare Proton Drive per rendere i tuoi dati ancora più sicuri.
Cosa significa la protezione con password in Excel
Quando un file Excel è protetto da password, l’accesso è limitato in uno dei due modi seguenti:
- Password di apertura: crittografa il file e impedisce a chiunque di visualizzarlo senza la password.
- Password di modifica: consente di aprire il file ma ne limita la modifica a meno che non venga inserita una password separata.
L’opzione della password di apertura offre la protezione più forte. Crittografa il file e impedisce a chiunque di visualizzarlo senza la password.
Nota: Excel non offre il recupero della password. Se perdi la password, non potrai più accedere al file.
Limitazioni della protezione con password dei file Excel
La protezione con password in Excel è utile, ma presenta diverse limitazioni. Ad esempio, se condividi il file e la password insieme (nella stessa email), chiunque li intercetti potrà accedere al file, vanificando lo scopo della protezione con password.
- Nessun controllo dopo la condivisione: una volta inviato, un file può essere copiato, inoltrato o archiviato senza alcuna restrizione.
- Nessuna visibilità o tracciamento: non c’è modo di vedere chi ha effettuato l’accesso al file o se sia stato ulteriormente condiviso.
- Nessun modo per revocare l’accesso: se è necessario rimuovere l’accesso, il file deve essere inviato di nuovo con una nuova password.
La protezione con password dei singoli file è più adatta per una sicurezza di base piuttosto che per un controllo continuo degli accessi o una collaborazione sicura.
Come proteggere con password un file Excel in Windows
Su un PC Windows, puoi proteggere i file Excel con password direttamente all’interno dell’app.
Nota: le password fanno distinzione tra maiuscole e minuscole, e se dimentichi la password, perderai l’accesso al file.
Per bloccare un foglio di calcolo Excel su Windows, segui questi passaggi:
- Seleziona File → Informazioni.
- Fai clic su Proteggi cartella di lavoro, quindi scegli Crittografa con password.
- Inserisci una password, quindi fai clic su OK.
- Inserisci nuovamente la password per confermare, quindi fai clic su OK.
- Salva il file.
Come bloccare un foglio di calcolo Excel su Mac
La procedura per macOS è leggermente diversa ma ottiene lo stesso risultato:
- Seleziona File → Password
- Inserisci una password in Password di apertura.
- (Facoltativo) Inserisci una password in Password di modifica per limitare le modifiche.
- Clicca su OK.
- Inserisci nuovamente la password o le password per confermare, quindi fai clic su OK.
- Salva il file.
Come rimuovere una password da un file Excel
Se non hai più bisogno di proteggere un file, puoi rimuovere la password direttamente in Excel. Per farlo, dovrai conoscere la password attuale.
Rimuovere una password di Excel in Windows
- Apri il file Excel e inserisci la password.
- Seleziona File → Informazioni.
- Fai clic su Proteggi cartella di lavoro, quindi su Crittografa con password.
- Cancella la password nel campo in modo da lasciarlo vuoto, quindi fai clic su OK.
- Salva il file.
Rimuovere una password di Excel su Mac
- Apri il file Excel e inserisci la password.
- Seleziona File → Password.
- Cancella la password in Password di apertura (e in Password di modifica, se impostata).
- Clicca su OK.
- Salva il file.
Memorizza e condividi in modo sicuro le tue password con Proton Pass
La sicurezza del tuo file è forte solo quanto la tua password. Evita di memorizzarla in luoghi non sicuri come il desktop o una nota adesiva.
Un gestore di password come Proton Pass ti aiuta a creare, memorizzare e condividere le password in modo sicuro. È open source e verificato in modo indipendente, così la tua cassaforte rimane privata.
Proton Drive per una protezione automatizzata
Se desideri crittografare un file Excel senza dover gestire le singole password dei file, puoi memorizzarlo in Proton Drive. Utilizza la crittografia end-to-end, il che significa che solo tu puoi accedere ai tuoi file.
Per condividere un file in modo sicuro con Proton Drive, segui questi passaggi:
- Vai su I miei file, seleziona il file che desideri condividere e fai clic sull’icona Ottieni link.
- Nella finestra che si apre, fai clic su Impostazioni privacy.
- Attiva l’opzione Proteggi con password e inserisci una password.
- Per una maggiore privacy, attiva l’opzione Imposta data di scadenza per scegliere una data dopo la quale il link scadrà.
- Fai clic su Salva, quindi su Copia link per condividerlo con i tuoi destinatari.
Prova Proton Sheets come alternativa privata
Se stai cercando un’alternativa a Microsoft Excel che metta al primo posto la privacy, prendi in considerazione Proton Sheets. Proton Sheets è integrato in Proton Drive, quindi ogni foglio di calcolo che crei è protetto da crittografia end-to-end per impostazione predefinita. Non dovrai preoccuparti di eseguire passaggi di crittografia manuali, poiché i tuoi dati vengono protetti prima ancora di lasciare il tuo dispositivo.
Per ulteriori informazioni sui metodi di sicurezza avanzati, puoi anche leggere la nostra guida dettagliata su come crittografare un file Excel.
