Comment utiliser les groupes dans Proton Mail
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Vous pouvez créer des groupes dans Proton Mail afin de faciliter les communications pour les équipes de votre organisation. Les e-mails que vous envoyez à l’adresse d’un groupe seront transférés à tous ses membres, ce qui vous permet, ainsi qu’aux autres parties prenantes, de contacter simultanément tous les membres de ce groupe à l’aide d’une seule adresse e-mail unique. Cette fonctionnalité est également communément appelée liste de diffusion.
Les groupes dans Proton Mail sont disponibles pour tous les utilisateurs éligibles aux abonnements Mail Professional (désormais obsolète), Proton Workspace et Visionary avec un domaine personnalisé.
- Comment gérer les groupes
- Comment accepter les invitations de groupe en tant qu’utilisateur Proton
- Comment accepter les invitations de groupe en tant qu’utilisateur non-Proton
- Comment envoyer un e-mail à un groupe
- Foire aux questions
Comment gérer les groupes
Les administrateurs de l’organisation peuvent gérer les groupes, mais vous devez d’abord activer la prise en charge du multi-utilisateur.
Pour commencer, connectez-vous à mail.proton.me(nouvelle fenêtre) et accédez à Paramètres → Tous les paramètres → Entreprise → Groupes.
Comment créer un groupe
Pour créer un groupe, cliquez sur le bouton Nouveau groupe. Spécifiez un nom de groupe, un objectif (facultatif) et une adresse de groupe pour le nouveau groupe.
Vous pouvez maintenant ajouter des membres au groupe à l’aide de leurs adresses e-mail. Veuillez noter que si vous ajoutez une adresse e-mail qui n’est pas Proton Mail au groupe, le chiffrement de bout en bout pour les messages envoyés à l’adresse du groupe sera désactivé. Cela n’affecte pas le chiffrement des autres e-mails reçus par les adresses Proton Mail du groupe.
Une fois terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer pour finaliser la création du groupe. Des invitations seront envoyées automatiquement aux membres du groupe.
Comment désigner des propriétaires de groupe
Les administrateurs de l’organisation peuvent désigner un ou plusieurs propriétaires pour un groupe. Les propriétaires de groupe peuvent aider à gérer le groupe auquel ils sont affectés, ce qui facilite la délégation de l’administration du groupe au sein de votre organisation.
Pour désigner un propriétaire de groupe :
- Accédez à la page Groupes dans les paramètres.
- Sélectionnez le groupe que vous souhaitez gérer.
- Recherchez la personne que vous souhaitez désigner et cliquez sur l’icône des trois points (⋮).
- Sélectionnez Propriétaire du groupe.
Les propriétaires de groupe sont signalés par un badge dans la liste des membres.
Autorisations de propriétaire du groupe
Les propriétaires de groupe peuvent gérer les groupes qu’ils possèdent, mais ils ne bénéficient pas de toutes les autorisations d’administrateur de l’organisation. Ils peuvent :
- Modifier les paramètres du groupe, y compris le nom, la description, l’adresse et les attributs/rôles des membres
- Ajouter et supprimer des membres du groupe
- Accepter les invitations de partage
- Supprimer des groupes
Les propriétaires de groupe ne peuvent pas ajouter de nouveaux groupes à votre organisation.
La désignation d’un propriétaire de groupe n’a pas d’impact sur les autorisations d’administrateur de l’organisation. Les administrateurs peuvent toujours gérer tous les groupes de leur organisation.
Comment configurer les autorisations d’envoi du groupe
Vous pouvez contrôler qui est autorisé à envoyer des messages à un groupe à l’aide du menu Qui peut envoyer des e-mails à l’adresse de ce groupe sur l’écran de création du groupe. Les options disponibles sont :
- Tout le monde — Tout le monde peut envoyer des e-mails aux adresses du groupe. Cela inclut les e-mails d’utilisateurs non-Proton.
- Membres du groupe — Seuls les e-mails envoyés depuis les adresses e-mail des membres du groupe sont acceptés.
- Personne — Par défaut, personne n’est autorisé à envoyer des e-mails à l’adresse du groupe. Les administrateurs peuvent ensuite remplacer cette autorisation pour des membres individuels du groupe.
Pour autoriser un membre d’un groupe configuré sur Personne à envoyer des e-mails au groupe :
- Accédez à la page Groupes dans les paramètres.
- Sélectionnez le groupe et recherchez le membre du groupe dont vous souhaitez modifier les autorisations.
- Cliquez sur les trois points à côté de leur nom.
Les options d’autorisation pour les membres du groupe sont :
- Utiliser les autorisations du groupe — Utiliser l’autorisation d’envoi configurée pour le groupe.
- Toujours autoriser l’envoi — Toujours autoriser cette adresse à envoyer des e-mails à ce groupe, quelle que soit l’autorisation configurée pour le groupe.
Comment modifier un groupe
Une fois un groupe créé, les administrateurs peuvent modifier son nom, son objectif, ses autorisations d’envoi et ses membres. Pour ce faire :
- Accédez à la page Groupes dans les paramètres.
- Localisez le groupe que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur le bouton Modifier le groupe.
- Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les modifications.
Comment accepter les invitations à un groupe en tant qu’utilisateur Proton
Lorsque vous ajoutez des membres gérés de votre propre organisation à un groupe, l’adhésion est automatiquement approuvée. Les utilisateurs peuvent consulter les groupes dont ils font partie dans la section Membres du groupe sous Paramètres → Compte → Membres du groupe.
Lorsque vous ajoutez des membres privés ou des adresses e-mail en dehors de votre organisation au groupe, l’adhésion doit d’abord être confirmée sur cette page.
Comment accepter les invitations à un groupe en tant qu’utilisateur non-Proton
Les administrateurs peuvent également ajouter les adresses e-mail d’utilisateurs non-Proton à un groupe. Dans ce cas, un e-mail sera envoyé au membre externe du groupe, lui permettant d’accepter ou de refuser l’adhésion.
Comment envoyer un e-mail à un groupe
Pour envoyer un e-mail à un groupe, ajoutez simplement l’adresse du groupe dans le champ du destinataire de votre e-mail. L’e-mail sera ensuite envoyé à tous les membres actifs du groupe.
Questions fréquentes
Dois-je utiliser les groupes dans Proton Mail ou les groupes de contacts ?
Vous utilisez peut-être déjà notre fonctionnalité de groupes de contacts pour un usage personnel.
Les groupes dans Proton Mail sont plus adaptés aux organisations car ils sont :
- Gérés de manière centralisée : les groupes dans Proton Mail sont gérés de manière centralisée et sont disponibles dans toute votre organisation.
- Toujours à jour : l’adresse e-mail du groupe reste valide, même lorsque vous ajoutez ou retirez des membres.
Les groupes de contacts sont toutefois limités à l’utilisateur qui les crée et ne sont plus visibles une fois votre e-mail envoyé ; ils sont remplacés par les adresses e-mail individuelles appartenant au groupe de contacts.
Est-ce que je peux utiliser des groupes dans Proton Calendar ou Proton Drive ?
Les groupes ne sont pas pris en charge pour le moment dans Proton Calendar ou Proton Drive, ce qui signifie que vous ne pouvez pas inviter un groupe à un événement, partager un calendrier avec un groupe ou partager des fichiers avec un groupe. Ce sont des scénarios que nous prévoyons de prendre en charge à l’avenir.