Come iniziare a usare Proton Mail per la tua azienda

Le email, i file e le password della tua azienda sono preziosi. Ecco perché, come alternativa attenta alla privacy a piattaforme come Microsoft e Google, utilizziamo una crittografia avanzata per assicurarci che nessuno — nemmeno Proton — possa accedere ai tuoi dati. Questo ti protegge dagli hacker e ti aiuta a rispettare le leggi sulla protezione dei dati.

Questo tutorial facile da usare è un ottimo punto di partenza per iniziare il tuo percorso con Proton. Qui imparerai a configurare rapidamente il tuo account Proton, a migrare i tuoi dati, a sfruttare le nostre funzionalità e a ricevere supporto immediato se hai bisogno di aiuto.

Scoprirai che usare Proton Mail è esattamente come usare qualsiasi altro provider di posta, quindi non avrai bisogno di fare formazione o onboarding con il tuo team. Tutta la crittografia avviene automaticamente, senza passaggi aggiuntivi. La guida rapida qui sotto ti permetterà di iniziare subito. Inoltre, le sezioni successive ti spiegheranno qualcosa in più su Proton e su come personalizzare il tuo account per la tua organizzazione.

1. Configurazione rapida di Proton Mail
   1. Registrati a Proton e scegli un piano
   2. Configura un dominio personalizzato
   3. Usa Proton Mail ovunque ti trovi
2. Strumenti di amministrazione per gestire la tua organizzazione
   1. Comprendi la differenza tra utenti e indirizzi
   2. Crea e gestisci utenti e indirizzi
   3. Assegna amministratori
   4. Comprendi la differenza tra utenti pubblici e privati
   5. Condividi login e password
   6. Gestisci le password
   7. Imposta le regole dell’organizzazione per l’autenticazione a due fattori
   8. Liste di spam, blocco e consenso
   9. Ripristina i privilegi di amministratore
3. Spostare i tuoi messaggi email esistenti su Proton Mail
   1. Migra le tue vecchie email, i calendari e i contatti
   2. Importa/esporta
   3. Elimina i vecchi account email
4. Quattro modi per inviare email con Proton Mail
   1. Inviare email protette da password 
   2. Email con scadenza
   3. Pianifica le email
   4. Inoltra le email
5. Rimanere organizzati su Proton Mail
   1. Cartelle ed etichette
   2. Filtri
   3. Risposta automatica
   4. Ricerca dei contenuti 
   5. Aggiungi o importa contatti
   6. Firme email
   7. SMTP
   8. Proton Calendar
6. Accedi al tuo Drive, al gestore di password e alla VPN
7. Ricevere supporto
   1. Modulo online
   2. Zendesk
   3. Scrivici direttamente
8. Domande frequenti (FAQ)

Configurazione rapida di Proton Mail

Nuovo su Proton? Inizia da qui. Questi quattro passaggi ti permetteranno di configurare un piano aziendale Proton. Prima di iniziare, dovrai considerare il numero di utenti e lo spazio di archiviazione necessari (puoi sempre aggiungerne altri in seguito).

1. Registrati a Proton e scegli un piano. Proton Mail offre tre piani:

• Proton Mail Essentials: il nostro piano più semplice offre posta elettronica sicura con 15 GB di spazio di archiviazione totale e 10 indirizzi per utente, il supporto per tre domini email personalizzati e l’accesso VPN di base su un dispositivo per utente. Questo piano include anche le funzionalità di base per Proton Pass e Proton Drive.
• Proton Mail Professional (ora deprecato): la nostra soluzione premium offriva posta elettronica sicura con 50 GB di spazio di archiviazione e 15 indirizzi per utente, il supporto per 10 domini email personalizzati, la personalizzazione del workspace con il tuo logo, l’accesso a Proton VPN e una sicurezza dell’account avanzata grazie al nostro programma Proton Sentinel.

• Proton Workspace Standard: il nostro potente piano aziendale ti offre l’accesso premium a Proton Mail (incluso Proton Calendar), Proton Pass, Proton VPN, Proton Meet e Proton Drive (inclusi Proton Docs e Proton Sheets). Include inoltre: 1 TB di spazio di archiviazione per utente, il supporto per un massimo di 15 domini email personalizzati e riunioni video con un massimo di 100 partecipanti.
• Proton Workspace Premium: questo piano aziendale include tutto ciò che offre Workspace Standard, oltre all’assistente Lumo AI, 3 TB di spazio di archiviazione per utente, il supporto per un massimo di 20 domini email personalizzati, riunioni video con un massimo di 250 partecipanti e politiche di conservazione dei dati.

2. Configura un dominio personalizzato: Collega il dominio della tua organizzazione con i tuoi indirizzi email in Proton Mail (ad es. iltuonome@example.com). Questo ti darà un’immagine più professionale e una migliore sicurezza, consentendo al contempo alla tua azienda di mantenere il branding in tutte le comunicazioni via email. Se non hai ancora un nome di dominio, puoi acquistarne uno da un registratore di nomi di dominio, come GoDaddy o Namecheap.

• Come configurare un dominio personalizzato

3. Usa Proton Mail ovunque ti trovi: le applicazioni Proton manterranno la tua azienda connessa e operativa in modo efficiente, sia che tu sia alla scrivania o in movimento. Una volta completata la configurazione, potrai scaricare le nostre app e condividere questi link di download con il tuo team:

• Scarica Proton Mail(nuova finestra)
• Scarica Proton Calendar(nuova finestra)

Ora sei pronto per iniziare a inviare email, condividere calendari e proteggere i tuoi dati con Proton. Nel resto di questo articolo ti spiegheremo alcune delle funzionalità chiave del tuo piano aziendale Proton, così potrai ottenere il massimo dal tuo abbonamento.

Strumenti di amministrazione per gestire la tua organizzazione

Puoi adattare il tuo account aziendale Proton alle esigenze della tua organizzazione. Che si tratti di aggiungere o rimuovere utenti, assegnare amministratori o personalizzare i filtri spam, Proton ti offre strumenti flessibili per gestire il tuo servizio.

Comprendi la differenza tra utenti e indirizzi: gli utenti sono account individuali all’interno della tua organizzazione, ciascuno con il proprio login e la propria posta in arrivo. Gli indirizzi, d’altra parte, sono identità email specifiche che possono essere assegnate agli utenti.

• Quali sono i ruoli utente nelle organizzazioni Proton?

Crea e gestisci utenti e indirizzi: questo ti consente di inserire in modo efficiente i nuovi membri del team e assegnare loro indirizzi email corrispondenti al tuo dominio personalizzato. Con un piano aziendale Proton puoi adattarti facilmente ai cambiamenti all’interno del tuo team, che si tratti di aggiungere nuovi membri o di modificare i ruoli all’interno dell’organizzazione.

• Come aggiungere utenti alla tua organizzazione

Assegna amministratori: puoi designare ruoli di amministratore all’interno della tua organizzazione, ad esempio per il personale IT o i responsabili della sicurezza. Gli amministratori hanno il pieno controllo sulla tua organizzazione e possono eseguire qualsiasi azione. È importante notare che gli amministratori rappresentano il primo punto di contatto in caso di emergenza o interruzione del servizio.

• Come assegnare amministratori

Comprendi la differenza tra utenti non privati e privati: per impostazione predefinita, tutti gli utenti sono impostati come non privati, consentendo agli amministratori di accedere alle loro email per motivi di conformità e controllo. Tuttavia, gli amministratori possono impostare gli account utente come privati, il che limita l’accesso alle email esclusivamente al singolo utente. Perché è importante? Conoscere la differenza aiuta a proteggere i dati sensibili, consentendoti di concedere a persone specifiche l’accesso a email e contenuti specifici.

• Cosa sapere sugli utenti pubblici rispetto a quelli privati nelle organizzazioni Proton

Condividi credenziali di accesso e password: poter condividere in modo sicuro le credenziali di accesso e le password aziendali è fondamentale, specialmente durante l’inserimento di nuovi dipendenti.

• Come memorizzare e gestire le password in modo sicuro

Gestisci le password: gli amministratori che utilizzano gli account aziendali Proton dovrebbero gestire le password degli utenti e aggiornarle secondo necessità. Tuttavia, puoi modificare le password solo per gli utenti dell’organizzazione non privati.

• Come modificare la password di un utente dell’organizzazione

Imposta le regole dell’organizzazione per l’autenticazione a due fattori (2FA): per aiutarti a proteggere la tua azienda da attacchi di phishing e violazioni dei dati, consentiamo agli amministratori di monitorare l’uso della 2FA e di imporla: una funzionalità unica inclusa nel tuo piano aziendale Proton. La 2FA aggiunge un ulteriore livello di sicurezza richiedendo agli utenti un codice di accesso monouso oltre alla password per accedere, così i dati della tua azienda rimangono al sicuro anche se le password vengono compromesse.

• Come imporre l’autenticazione a due fattori (2FA) per le organizzazioni

Liste di spam, blocco e consenso: Proton Mail utilizza un sistema avanzato di filtraggio dello spam guidato dal machine learning per ordinare tutte le email in arrivo. Puoi personalizzare ulteriormente i tuoi filtri creando le tue liste di spam, blocco e consenso per integrare o escludere il filtraggio generale dello spam di Proton.

• Come creare liste di spam, blocco e consenso per le organizzazioni

Ripristina i privilegi di amministratore: se dimentichi la password, se la password della tua organizzazione viene reimpostata o se la chiave dell’organizzazione viene modificata, potresti perdere i privilegi di amministratore. In tal caso, il tuo piano aziendale Proton ti consente di ripristinarli facilmente.

• Come ripristinare i privilegi di amministratore dell’organizzazione

Trasferimento dei messaggi email esistenti su Proton Mail

Questa sezione ti guiderà attraverso alcuni semplici passaggi per aiutarti a trasferire le email esistenti da altre caselle di posta a Proton Mail. Qui imparerai come:

• Usare Easy Switch per migrare le vecchie email
• Importare o esportare email
• Eliminare i vecchi account email

Migra le tue vecchie email, i calendari e i contatti: lo strumento Easy Switch(nuova finestra) di Proton Mail ti aiuta a trasferire facilmente le tue vecchie email da un altro servizio direttamente su Proton Mail. Bastano pochi semplici passaggi anche per trasferire i tuoi calendari e contatti.

• Come importare le email con Easy Switch
• Come importare un calendario su Proton Calendar  
• Come aggiungere e importare contatti in Proton Contacts

Importa/Esporta: gli strumenti di importazione ed esportazione di Proton Mail ti consentono di trasferire i tuoi archivi email all’interno o all’esterno di Proton Mail. Questo è utile per integrare le vecchie email aziendali nella tua nuova infrastruttura Proton o per creare backup.

• Come importare ed esportare le email

Elimina i vecchi account email: una volta trasferiti tutti i dati e le email desiderati dai tuoi vecchi account, puoi eliminarli in sicurezza per completare la migrazione a Proton Mail.

• Come eliminare il tuo account Gmail
• Come eliminare il tuo account Outlook
• Come eliminare il tuo account Yahoo

Quattro modi per inviare email con Proton Mail

C’è più di un modo per inviare un’email con Proton Mail. Puoi programmare i messaggi da inviare in un secondo momento, inviare email crittografate al di fuori di Proton e molto altro.

Invio di email protette da password: Proton Mail ti consente di inviare email protette da password a utenti non Proton Mail. Ciò significa che i destinatari riceveranno un link a una pagina sicura per leggere l’email dopo aver inserito una password, garantendo che lo scambio rimanga protetto dalla crittografia end-to-end. Questa è una funzionalità che non troverai in altri servizi email, come Google e Microsoft.

• Come inviare email protette da password in Proton Mail

Email con scadenza: puoi impostare le email in modo che vengano eliminate automaticamente dopo un certo periodo di tempo. Questo è utile per condividere informazioni sensibili e può aiutarti a rispettare le normative sulla protezione dei dati.

• Come inviare email con scadenza

Programma le email: Proton Mail ti consente di scrivere email in bozza e programmarne l’invio per una data o un’ora successive, assicurandoti che raggiungano i destinatari al momento più opportuno.

• Come programmare le email in Proton Mail

Inoltra le email: puoi anche reindirizzare automaticamente le email in arrivo a un altro account con un controllo granulare su quali email inoltrare in base a condizioni specifiche che associ alle regole delle email.

• Come usare l’inoltro delle email

Rimanere organizzati su Proton Mail

Proton Mail offre diversi strumenti integrati per aiutare la tua attività a rimanere organizzata. Ecco le funzionalità facili da usare che avrai a disposizione dopo aver iniziato a usare Proton:

Cartelle ed etichette: le cartelle possono essere utilizzate per suddividere le email in diverse sezioni. Le etichette, invece, offrono un sistema di tag che ti consente di contrassegnare le email con più etichette senza doverle spostare dalla posta in arrivo. Proton Mail ti offre la possibilità di creare cartelle e sottocartelle personalizzate per progetti o argomenti specifici, mettendoti a disposizione una sorta di archivio digitale per organizzarti al meglio. Puoi persino applicare un’etichetta alle email aziendali che hai migrato su Proton Mail da un altro servizio di posta, in modo da poterle identificare facilmente.

• Come usare le etichette e le cartelle

Filtri: i filtri organizzano automaticamente le email in arrivo in base ai criteri che imposti, come il mittente, l’oggetto o le parole chiave, indirizzandole a cartelle specifiche o contrassegnandole con etichette.

• Come usare i filtri email

Risposta automatica: puoi configurare risposte automatiche per le email in arrivo durante la tua assenza, assicurando ai mittenti una risposta immediata.

• Come configurare una risposta automatica

Ricerca contenuto: a tutela della tua privacy, la crittografia di Proton Mail impedisce a noi di effettuare ricerche nei tuoi messaggi come fanno altri provider. Tuttavia, puoi comunque cercare i contenuti delle tue email attivando la nostra funzionalità di ricerca dei contenuti. I tuoi messaggi verranno così scaricati sul tuo dispositivo per consentirti di cercarli localmente, senza compromettere la crittografia.

• Come cercare tra i messaggi di Proton Mail

Aggiungi o importa contatti: in pochi semplici passaggi puoi aggiungere nuovi contatti o importare quelli esistenti da un provider di posta diverso direttamente su Proton Mail. Proprio come le tue comunicazioni via email, anche i tuoi contatti saranno crittografati per rimanere al sicuro.

• Come aggiungere o importare contatti in Proton Contacts

Firme email: personalizzare la tua firma è un modo utile per farti riconoscere e dare un tocco personale alle email che invii, soprattutto se hai a cuore la tutela di un brand specifico per la tua attività.

• Come personalizzare la firma della tua email

SMTP: grazie al Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) di Proton Mail, puoi configurare le applicazioni aziendali o i tuoi dispositivi (ad esempio le stampanti) per inviare email dai tuoi indirizzi Proton Mail. Queste app o dispositivi si integreranno con Proton Mail per inviare email automatiche per tuo conto, consentendoti di beneficiare di una maggiore sicurezza e di un recapito delle email ottimizzato.

• Come configurare l’SMTP

Proton Calendar: usa Proton Calendar per gestire la tua agenda, le riunioni di lavoro e gli eventi, anche sul tuo dispositivo mobile(nuova finestra). Puoi impostare il fuso orario per assicurarti che gli eventi siano sincronizzati con l’ora locale, condividere i calendari con clienti o colleghi e organizzare gli eventi usando colori diversi per tenerne traccia e stabilire le priorità.

• Come configurare Proton Calendar per la tua attività 
• Come creare, modificare ed eliminare eventi in Proton Calendar 
• Come inviare inviti per i nuovi eventi di Proton Calendar
• Come creare, modificare, eliminare ed esportare calendari in Proton Calendar
• Come condividere un calendario con chiunque tramite un link

Accedi al tuo drive, al gestore di password e alla VPN

Il tuo piano aziendale Proton include anche Proton Drive, Proton Pass e Proton VPN. Con questi strumenti puoi archiviare e condividere file in modo sicuro, gestire i dettagli di login del tuo team e le carte bancarie, e assicurarti che la tua connessione internet sia privata. L’avvio della suite di strumenti inclusa nel tuo piano aziendale Proton è un processo semplice che richiede solo pochi passaggi.

• Come usare Proton Drive
• Come usare Proton Pass
• Come usare Proton VPN(nuova finestra)

Ricevere supporto

Passare la tua attività a Proton è un processo semplice che non richiede un lungo affiancamento o una formazione approfondita. Abbiamo creato la nostra piattaforma intuitiva pensando alla familiarità e alla facilità d’uso.

Le pagine di supporto di Proton offrono tutorial, guide e contenuti visivi per aiutarti nel tuo percorso. Ma se ti trovi in difficoltà, puoi sempre rivolgerti al nostro reattivo centro di assistenza clienti, che si è aggiudicato il primo posto nella classifica di Newsweek sul “Miglior servizio clienti del 2024”(nuova finestra).

Avendo un piano aziendale Proton, riceverai supporto prioritario. Le organizzazioni con sei o più utenti possono usufruire anche del supporto telefonico. Ecco come puoi contattarci:

Modulo online: i piani aziendali di Proton offrono un supporto rapido tramite un sito web dedicato e un modulo di contatto diretto.

Zendesk: inoltre, il supporto via email è disponibile tramite Zendesk(nuova finestra). Ciò significa che le organizzazioni che preferiscono contattare il supporto senza utilizzare il modulo online possono semplicemente inviarci un’email all’indirizzo support@protonmail.zendesk.com. Scrivici direttamente: puoi anche inviarci un’email direttamente. Tutte le richieste di supporto sono gestite internamente da Proton, quindi se desideri che le tue domande di supporto rimangano tra noi saltando l’uso di Zendesk, puoi scriverci all’indirizzo contact@proton.me.

Domande frequenti

Per saperne di più, consulta le nostre domande frequenti (FAQ) su Proton for Business.